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- ビジネスシーンで活躍する！FAX機能付き複合機の選び方や導入方法！
コピー機・複合機のお役立ち情報
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ビジネスシーンでは、チャットやメールが主流になっていますが、FAXもよく使われています。FAXを利用したい場合、コピー機に付いていると便利です。そこで、「FAX付き複合機」の特徴や導入するメリット・選び方についてご説明します。また、利用する際に知っておきたいFAXの送り方や注意点についてもご紹介しますので、参考にしてみてください。
「FAX機能付き複合機」とは、コピーなどをするプリンターに、FAX機能を搭載したものです。複合機とは、スキャンやデータをPDFにする・スマートフォンと連携するなどの機能があり、多機能になっています。多くの複合機にはFAX機能がついていて、ビジネスシーンで利用されているのです。
FAX機能付き複合機を導入することで、書類の送受信に利用できることがメリットです。ビジネスシーンでは、見積書や請求書などの書類を送受信して、他支店や取引先とやり取りをしています。メールを利用しても構いませんが、すぐに見てくれるとは限りません。また、データとして送信できますが、受け取った人が印刷をする手間もあるでしょう。そのような時に利用するといいのが、FAX機能付き複合機なのです。相手方に電話を入れてから送信すれば、すぐに見てくれる可能性が高まります。受信したFAXをそのまま印刷すれば、データから印刷する手間も少ないです。つまり、オフィスでのやり取りに重宝するでしょう。
FAXとコピー機が複合している場合、それぞれを別々に購入する必要がありません。よって、1台で両方の機能が利用できるのもメリットです。別々に導入する場合、購入する時の手間も多くなります。また、利用する時にも、機器同士を往復することになるので、手間がかかるのです。同じ機器に両方の機能を取り揃えていれば、業務の効率化が図れます。さらに、維持費やメンテナンスが1台分で済み、置き場所も省スペースになるのがメリットです。
導入するFAX機能付き複合機を選ぶ時には、搭載機能を確認するといいでしょう。機器によって搭載機能は異なるため、ビジネスで使用する機能に合ったものを選択します。例えば、「データをPDF化」という機能があり、画像やPDFデータとして残しておきたい場合は、あると便利です。コピーだけでなくスキャンもできると、書類の整理に役立ちます。一方、FAXとコピーのみで構わないという場合は、他の機能を搭載する必要がありません。搭載機能の数によって、FAX機能付き複合機の価格も異なるため、機能は重要視した方がいいでしょう。
FAXのサイズについても確認して選ぶことが大切です。特に対応できる用紙サイズや倍率がニーズに合っていないと、上手に活用できません。大きさやデザイン・使い勝手にも注目し、試してから選択するのが望ましいです。また、資料を作成する機会が多い場合は、ソート機能とステープル機能も注目しましょう。ソート機能とは、仕分け作業をすることで、指定の部数ごとに分けてくれます。例えば、「20ページ1組を10部」と設定した場合、自動で20枚組を10部に分けて印刷してくれるのです。ソート機能があれば、手作業で分ける必要がなく、手間だけでなくミスも防げます。
ソート機能後にホッチキス留めまでするのがステープル機能です。この機能は大量の部数を印刷し、ホッチキス留めまでしないといけない場合に役立ちます。ステープル機能を使う場合は、オプションで「フィニッシャー」を導入することが必要です。フィニッシャーは穴あけや折り畳み機能・ホッチキス留めなどができます。「インターフィニッシャー」は10枚以下をまとめる時に利用され、「サドルフィニッシャー」は100枚など枚数が多い時に使うものです。FAX機能付き複合機のオプション価格は、どちらのフィニッシャーを付けるかでも異なります。また、機種によって対応していないものがあるので、確認が必要です。
複合機を使ってFAXを送信する時は、自動送り装置に原稿を置きます。その際、原稿は上向きにしましょう。ただし、原稿台ガラスを使用する場合は、原稿は下向きです。よって、機種のタイプによって、原稿の向きが変わります。万が一、向きが異なっていると、送信したい部分が送れないため、注意が必要です。次に、送信する相手のFAX番号を入力し、送信ボタンを押します。原稿が読み込まれるため、その時は原稿を取り出さないように注意しましょう。通信されたことを確認してから、原稿を取り出します。
ビジネスシーンでFAXを送る時には、マナーを守ることが大切です。具体的なマナーとして、「FAXの送付状添付」「読みやすくする」「送れたかの確認」があります。それらの詳細についてご説明します。
FAXを送る時には、「FAX送付状」を添えることで、相手に知らせることができます。記載されている内容や送信枚数を書面にして、あらかじめ送るといいでしょう。タイトルには、「FAX送信書」「FAX送付ご案内」などと記載します。FAX送付状に必要な項目は、日付とタイトル・宛先・送信元などです。挨拶文や送信枚数・送信内容も簡潔に記載していると、相手が理解しやすくなります。送信した日付は、FAXの内容を確認する時に重要な項目です。問い合わせがある時も、日付はあれば分かりやすくなります。送信先は、相手の会社や部署名・役職・名前をしっかりと書くことが大切です。役職名の後に「様」を付けると二重敬語になるため、名前の書き方におけるマナーもしっかりと守りましょう。送信元は会社や部署名だけでなく、住所や連絡先も入れてあると丁寧になります。
読みやすいFAXを送ることも大切です。もし、ページ数が多い場合は、全部のページに番号をふっておきましょう。順番通りに送信することはマナーですが、万が一に備えてページ番号は必要です。また、見にくい箇所がある時は拡大しておくことで、相手に配慮したものになります。文字が小さいと、相手側が読みにくかったり、印刷で文字がつぶれたりするので注意しましょう。
ビジネスシーンでFAXを利用する際、送れていないとトラブルを起こしやすくなります。送った直後に確認をして、しっかりと送れたかを確認しましょう。もし、「再ダイヤル待機中」「再ダイヤル待ち」と表示されている場合は、送れていない可能性があります。受信できたかの確認では、直接電話で確認するのが望ましいです。相手にすぐ確認してもらえれば、見づらい箇所があった時の確認など、丁寧な対応ができます。
FAX機能付き複合機を安く導入したい場合は、レンタル販売やリース販売を利用するのも手段です。購入しても構いませんが、利用頻度や料金を考え、レンタルやリースがよければ検討してみるといいでしょう。レンタルやリースの場合、初期費用が安くなり、さまざまな機種から選択可能です。利用している途中でも、使用頻度や必要な機能によって、機種を変更できます。つまり、購入するとその機種を使い続けないといけませんが、レンタルやリースなら機種選択に柔軟性があるのです。「コピー機.com」は、レンタルやリース料金の安さを特徴にしています。また、全国的に展開していて、メンテナンスなどのサポート体制も整っている業者です。
FAX機能付き複合機は、書類の送受信で利用でき、一台で何役も行えることがメリットです。省スペースでもあり、維持費も一台分で済みます。さまざまな機能を搭載しているため、ビジネスシーンで重宝するのです。また、FAXを送る時はマナーを守り、相手が分かりやすい送信を心掛けましょう。これを参考に、FAX機能付き複合機を活用してみてください。
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