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2020/01/28(火)10:58

SOHO用複合機のメリットと選び方!おトクに導入する裏技も

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2020/01/28(火)10:58

SOHO用複合機のメリットと選び方!おトクに導入する裏技も

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新たな働き方として広まっているSOHO。SOHOの設備としてパソコンなどの情報通信機器は必須ですが、その他、作業の効率化のためにコピー機や複合機の導入を検討している人も多いようです。この記事では、コピー機と複合機の違いといった基本から、その選び方、さらに上級編としてお得な導入の仕方まで網羅的に紹介します。読めば誰でもSOHO用の複合機導入に関して理解が深まり、お得な知識が身につく記事です!

コピー機と複合機(MFP)の違いは?

ここでは、コピー機(複写機)と複合機(MFP)の違いについて、機能面や導入する際のメリット・デメリットなどについて紹介します。

コピー機

コピー機(複写機)とは、その名の通り複写機能のみを持つ機器です。つまり使える機能はコピーだけ。拡大や縮小、印刷方向の変更など簡易的な編集機能はありますが、その他の機能、例えばプリンターやスキャナー、FAXとしての機能はありません。これらの機能が必要な場合は、それぞれ別に機器を設置しなければならず、コストもかさみます。SOHOにおいては、プリンターなどは不可欠ではないでしょうか。そう考えると、今やコピー機(複写機)は、利便性、初期コストや設置スペースなどの兼ね合いから主流とは言えなくなってきています。

複合機(MFP)

現在では、ほとんどの場合、「コピー機」とは複合機(MFP)のことを指します。複合機とは、プリント、コピー、スキャン、FAXなどの機能を1台でこなすものを言います。それぞれの機能を持つ機器を個別に導入することと比べると、コスト面でも設置スペース面でも複合機の方がメリットが大きいですね。一方、1台に様々な機能が集約されていますので、もし故障した場合、すべての機能が使えなくなるリスクがあり、その点はデメリットと考えられます。

まとめると、コピー機能に特化しているものがコピー機、コピーに加えプリント・スキャン・FAXなどマルチな機能を持つのが複合機です。中でも、SOHOを含めオフィスへの設置におすすめなのは複合機です!それぞれの用途に合わせて使い分けたいですね。

SOHO向け!複合機の選び方

いざ複合機を導入する際、様々な観点から検討することで、より用途に的確に合うものを選ぶことが出来ます。ここでは色・印刷方法・印刷サイズという3つの観点から複合機の選び方を紹介します。

モノクロ・カラー

まず色についてですが、基本的にはモノクロよりカラー複合機のほうが高価です。しかしメーカーの事情によって、最近はカラー複合機の方が安く導入できるケースもあります。例えばカラー複合機の方がモノクロ複合機よりも製造量が多く、原価が下がっていることも多いのです。印刷コストについても、本来はカラーの方が使うインクの種類が多い分、高くなりがちですが、逆にモノクロより安くなるケースも出てきました。例えばハイブリッド複合機は「レベルカラー印刷」という、インクの使用量を抑えられる機能を持っており、これによってコストダウンが図ることも可能となっています。

インクジェット・レーザー

次は印刷方法について見てみましょう。大きく分けるとインクジェットとレーザーの2種類があります。

インクジェット機は、レーザー機と比べて本体価格は概ね安い傾向にあります。また、サイズは比較的小型ですので、SOHOを含む小規模なオフィスでも使いやすそうです。また写真等を色鮮やかに印刷することが出来るというメリットもあります。

一方、レーザー機は、本体価格は比較的高くなることが多いですが、印刷物1枚あたりのコストは一般的にインクジェットより安くなります。また、文字の印刷はレーザーの方がきれいですので、ビジネス文書などに向いていると言えます。

SOHOの場合、機器の導入コストを考えるとインクジェット機の方が無難ではないでしょうか。しかし、印刷の枚数が多くなるのであれば、印刷コストの面からレーザー機も検討の余地がありますので、用途に合わせて慎重に選ぶことが大切です。

A3・A4

最後に印刷サイズについて考えましょう。大きくはA3とA4に分かれますが、業務において何を印刷するかによって選択が変わります。例えば建築、工場、不動産、製造業など業種によってはA3対応の複合機が必須となります。図面など大きなサイズの資料を作成する用途が多くなるからです。A3複合機導入のメリットの1つが、印刷・出版物を外注せずに自社で作成できるようになることです。その観点から、現在、多くのオフィスではA3複合機の導入が主流となっています。ただし、SOHOの場合は、導入コストやスペースの問題もありますので、上記のような用途がなさそうならA4の複合機もおすすめです。

導入方法を徹底比較!一番おトクなのは?

これまで複合機の特徴や選び方について述べてきましたが、お分かりいただけたでしょうか。ここからは、実際に複合機をどのように導入するべきか、新品購入、中古購入、リース・レンタル利用といった方法について紹介していきます。メリットと注意点をよく検討し、ご自分の業務に最も合った導入方法を見つけてください!

新品を購入

新品購入のメリットは何と言っても、最新の性能と高い品質が期待できることです。また、新品ですから初期の劣化がありませんし、メンテナンスはメーカーが行うため保守費用も比較的安くなります。長期間(概ね3年以上)利用、かつ印刷枚数が多いようであれば、結果的にはお得であると言えます。ただし、初期導入費用(本体価格)がかなり高額となりますので、特にSOHOの場合、企業と比べ資金面の課題もあることから、新品購入による導入は難しいかもしれません。

中古を購入

中古購入の場合はまず、新品と比べて初期導入費用(本体価格)が安くなりますので、印刷枚数が少なければ、新品を導入するよりもコスト面では有利となります。中には新品同様の中古品もあり、さらにお得となるケースも。ただし、中古は新品と比べて故障の発生率が高く、修理のことを考えると保守費用はどうしても高くなりがちです。さらに、メンテナンスは販売店が行うため、部品の代金が保守費用に含まれない、修理が出来ない、といった問題が起こることもありえますので注意が必要です。

リース・レンタルを利用

一方、リースやレンタルを利用する場合、月々わずかな料金がかかるだけで、導入費用は購入より安くなることがメリットです。機器を購入すると、損金となるのが減価償却分のみで、全額を経費には出来ません、しかしリース料は全額を経費扱いで処理することが可能で、固定資産税もかかりません。また月額料金が一定のため、ランニングコストを把握しやすく、事務処理の負担も軽減されます。

低コストで最新の機器を使えるということも大きな魅力のひとつです。そういう意味では、リースやレンタルの利用は新品購入と中古購入、両方のメリットを兼ね備えた強みがあるとも言えそうです。

ただし、機器の所有権はリース会社にありますので、リース期間の終了後に使用し続けるには再リース料がかかります。また途中解約が出来ず、機器の保守や修理の義務も発生します。これらの点から、支払いの総額が購入よりも割高になるケースもありますので注意が必要です。

最適な複合機を導入して業務効率をアップさせよう!

以上、この記事ではSOHO向けに、複合機の特徴や選び方、導入方法について述べてきました。検討する要素は数多くありますが、ご自身の働き方や業務内容、機器の用途、オフィス環境、運営資金などに合わせて間違いのない選択をしたいですね。

特に導入方法に関しては、新品購入、中古購入、リース・レンタル利用と様々な選択肢があり迷いどころではあります。SOHO向けのリースに関しては無料で相談できるサイトもありますので、気軽にアクセスしてみることをおすすめします。複合機の導入でSOHOの仕事をより効率化しましょう!

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