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2019/12/23(月)15:27

自社に合った複合機の選び方が分からない方へ!考え方や注意点を解説

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自社に合った複合機の選び方が分からない方へ!考え方や注意点を解説

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初めて複合機を導入する場合、どのような製品を選べばいいのか悩む方もいらっしゃるでしょう。複合機にはさまざまな種類があり、何を基準にするのか理解していることが大切です。これから、複合機の本体を選ぶ基準や印刷速度・画質・オプション機能についてご説明します。また、複合機の購入や契約方法・業者選びについてもご説明しますので、参考にしてみてください。

複合機本体を選ぶ基準

複合機とはプリンター機能以外にスキャナ機能やFAX機能など、さまざまな機能が付いている機器のことです。複合機を導入する時には、どの機能を重要視するのか決めてから選択するといいでしょう。基準になるのは、印刷速度や価格・画質・操作性や機能です。また、モノクロだけでなくカラー印刷もするのか、カラー印刷では鮮やかさを重要視するのかでも、選択する複合機が違ってきます。まずは、どのような使い方をしたいのかを明確にすることが大切です。

最も料金の違いに影響する印刷速度

複合機の印刷速度とは、「1分間で何枚を印刷できるか」を示すものであり、出力できる印刷物の枚数と関係しています。同じメーカーであっても、印刷速度には違いがあり、定価も異なることが特徴です。例えば、同じメーカーの複合機で1分に26枚印刷できる製品の本体希望小売価格は120万円ですが、1分に51枚印刷できる製品の本体希望小売価格は217万円になっています。つまり、印刷速度の違いによって、本体の価格は大きく異なるのです。これから、複合機を選ぶ基準である印刷速度についてご説明します。

適切な印刷速度を把握する方法

印刷速度は業務の効率とも関係しているため、月間印刷枚数を把握し、適切な印刷速度を見極めることが大切です。すでに複合機がある場合は、複合機の設定画面で月間の印刷枚数を確認できます。また、リースなどで請求書がある時には、書面で確認することも可能です。複合機を初めて導入する時には、おおよその月間印刷枚数を「従業員の人数×1人あたりの印刷する枚数×月間営業日数」で計算してみるといいでしょう。印刷枚数が多くなる時もあるため、この計算式で出た月間印刷枚数よりも多めに印刷できる複合機が望ましいです。

印刷速度は、業種によって枚数を判断する場合があります。例えば、オフィス内でチラシやパンフレットを印刷する時には、印刷速度が速いものを選択するといいでしょう。セミナー業や学習塾なども印刷枚数が多くなりがちです。印刷速度が速い複合機で効率的に業務を進められると、印刷する人のストレスも少なくなります。

月間印刷枚数と適切な印刷速度

月間印刷枚数がどのくらいか把握した後は、適切な印刷速度と対応する複合機を選びます。具体的な印刷枚数と印刷速度は以下の通りです。
・月間印刷枚数が3000枚以下:印刷速度は1分に20枚~25枚
・月間印刷枚数が3000枚~5000枚:印刷速度は1分に25枚~35枚
・月間印刷枚数が5000枚~8000枚:印刷速度は1分に35枚~45枚
・月間印刷枚数が8000枚以上:印刷速度は1分に45枚以上

印刷物の画質の違い

複合機を使った印刷物の画質は、ハイスペックモデルを除くと、大幅な違いはありません。ただし、使用する塗料によって画質は異なるため、注意が必要です。一般的にオフィス内で使われる複合機は「トナータイプ」で、インクが粉になっている状態のものを、大容量でセットできます。つまり、塗料を交換する頻度は少なくなるでしょう。また、塗料の中でもトナータイプは大量に印刷でき、1枚当たりの印刷料金も安いことが特徴です。しかし、高画質印刷には特化していないため、画質は劣る可能性があります。よって、画質にこだわって印刷したい時には、別の家庭用プリンターを用意することが必要です。

家庭用プリンターで使われる塗料は、「染料タイプ」「顔料タイプ」です。染料タイプは着色粉末粒子が溶剤に溶けたもので、染料が紙にしっかりと染み込みます。写真の印刷に優れていますが、乾きにくいのがデメリットです。顔料タイプは印刷物の表面に塗料を定着させる仕組みで、どの紙質であっても色や線をはっきりと印刷します。よって、図形や文字の印刷に適した塗料です。乾きやすいという特徴もあり、裏紙印刷や再生紙印刷もするオフィスでは、トナータイプとともに顔料タイプが好まれています。

使用目的に合わせてオプション機能を選ぶ

複合機の多くは、「モノクロ・カラー印刷」「FAX」「スキャナ」などの基本機能は入っていますが、それ以外の機能が必要な時には、最初から特定の機能が搭載された機種またはオプションで選ぶといいでしょう。スキャナ機能を頻繁に利用する時には、「自動原稿送り装置(ADF)」をつけるのが望ましいです。この機能は、大量書類を読み込んでいき、PDFファイルに変換できます。また、オフィス内で使用しているパソコンと対応した機種を選択することも大切です。主流になっているWindowsには多くの製品が対応していますが、Macは対応していない製品があります。Macのパソコンを使用している時には、標準対応している複合機を選ぶといいでしょう。

FAX機能も受信前に複合機本体で確認したり、パソコンに転送できたりする機能があります。送られてくるFAXの枚数が多い時には、事前に内容を確認して、必要な内容だけ印刷するのも手段です。ペーパーレス受信ができる複合機なら、印刷する手間やコストを省ける可能性があります。また、ICカードと認証する複合機も人気です。ICカードがある人のみ複合機が使えるため、部外者の不正利用や情報漏洩を防げるでしょう。ユーザーごとに使用機能を制限できる製品もあり、オフィス内でさまざまな使い方ができます。

購入・契約方法を選び方

複合機を選ぶ基準として性能面の説明をしましたが、購入や契約方法も重要項目です。導入方法には新規購入だけでなく、リースやレンタル・中古購入もあります。まずは、複合機の使用期間や用途を把握し、会社それぞれに合った複合機を選べるといいでしょう。これから、適切な購入や契約をするための方法をご紹介します。

リース

複合機を導入する際、リース契約なら固定月額料金で使用できます。ビジネスを始めた時や事業拡大時は、リースで借りるのも一つの手段です。複合機を購入する費用がない時でも、初期費用を抑えて導入できます。長期契約の場合は、レンタルよりも毎月の支出が少ないのも特徴です。リース契約の形態は業者によって異なりますが、多くは月間印刷枚数が保守料金で変化するカウンター方式になっています。「基本料+カウンター料金」を支払いますが、修理代金やトナー代金もカウンター料金に含んでいるのです。他にスポット方式やキット方式もありますが、費用面を考慮すると、カウンター方式にするのが無難でしょう。

レンタル

一時的に複合機を借りたい時には、レンタルが向いています。レンタルは数日~1週間ぐらい使いたい時に、使用したい分だけ利用できる方法です。利用期間の縛りがなく、途中で解約しても構いません。また、管理コストがかからないのもメリットです。さらに、リース契約では審査をされますが、レンタルでは審査がありません。よって、利用したい時にすぐ借りられます。

中古購入

オフィス内にレンタルやリースではない複合機を設置したい時には、購入することになります。ただし、初期費用を安く抑えたい時には、中古購入にするといいでしょう。中古購入は本体価格の安さがメリットになります。しかし、保守費用は新品と比べて高い可能性があり、メーカーが部品を生産しなくなった時には修理ができないため、注意が必要です。

業者選びについて

複合機をリース契約する時には、アフターサービスが充実している業者を選ぶといいでしょう。複合機は精密な機器でもあるため、メーカーメンテナンスをしっかりと実施してくれる業者が望ましいです。アフターサービスでは、トラブルや故障があった時の迅速な対応が重要視されます。コピー機.comは、全てのメーカーで複合機メンテナンスを実施していて、迅速に対応していることが特徴です。全国にある支店から担当者が派遣されるため、故障などのトラブルもすぐに対応できるのです。

複合機選びに迷ったら?

複合機を導入する時には、利用用途に合わせて機種を選択することが大切です。また、複合機は購入以外でも、リースやレンタルでも導入できます。リースやレンタルを導入する時には、アフターフォローが充実しているコピー機.comがいいでしょう。アフターフォローの充実による安心感だけでなく、圧倒的な安さでリース・レンタルできることも特徴です。複合機の導入を検討している場合は、コピー機.comに問い合わせてみるといいでしょう。

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