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2019/11/28(木)13:38

パソコンとコピー機の接続方法の種類とは?それぞれの長所・短所も解説

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パソコンとコピー機の接続方法の種類とは?それぞれの長所・短所も解説

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オフィスワークに欠かせないOA機器がコピー機です。新たにコピー機やパソコンを導入するオフィスでは、キチンと機能するように接続しなければなりません。接続方法はいくつかあります。記事では、パソコンとコピー機を接続する4種類の方法と、それぞれの長所と短所について解説します。オフィスの環境に合う方法を選んでください。

1.パソコンとコピー機を接続する4種類の方法

パソコンとコピー機を接続する方法は主に、「USB」「有線LAN」「Bluetooth」「無線LAN」の4つです。どの方法を選んでも基本的にはパソコンとコピー機を接続して使うことができますが、オフィスの環境によって最適な手段は異なります。たとえば数人のみの小規模なオフィス環境と、100人規模のスタッフが常駐するオフィスでは、コピー機の最適な設置方法は違うのです。
以下ではそれぞれの接続方法の特徴はもちろん、パソコンと接続するときの方法まで解説します。是非参考にしていただきご自身の環境でのコピー機接続に役立ててください。

1-1.USB

はじめにご紹介するコピー機とパソコンの接続方法はUSB接続です。USBによる接続は先述した4種類の中でもっとも難易度が低い方法だといえるでしょう。接続するにはまず、パソコンにコピー機のドライバーをインストールします。コピー機のドライバーは、パソコンを購入した際に付属されているはずです。もしドライバーディスクを無くした場合は、メーカーの公式ホームページからダウンロードもできます。次にパソコンとコピー機をUSBケーブルで直接つないでください。その後、パソコン画面にコピー機の初期設定画面が表示されるので、指示通りに操作します。

この方法の場合、コピー機で印刷するには直接USBをつないだパソコンを操作するしかありません。別のパソコンで作成したデータを印刷したい場合、USBメモリなどを使ってコピー機と接続したパソコンにデータを移行することで、プリントアウトすることができます。

1-2.有線LAN

複数の従業員がパソコン操作をしているオフィスでコピー機を利用するには、有線LAN接続が便利です。有線LANでコピー機を接続すると、コピー機が一台しかなくても複数のパソコンから印刷可能だからです。コピー機で有線LANを接続するにはインターネット環境を利用します。インターネットを利用できるオフィスには、モデムや回線終端装置があり、そこからルーターやハブなどにつながっているケースも多いでしょう。このような場合、ルーターやハブとコピー機を有線LANでつなげることになります。それぞれのパソコン端末でコピー機のドライバーをインストールし、同じLANネットワーク内につながった状態で、コピー機を共有するための設定をしてください。

1-3.Bluetooth

パソコンとコピー機をつなげる手段としてBluetooth接続があります。Bluetoothは国際標準規格の無線通信技術です。2000年代から日本でも広く普及し始めました。一般的にはパソコンとマウスをつなげたり、スマホとイヤホンをつなげたりして、私達の生活に浸透しています。Bluetoothの大きな特徴は、無線LANや有線LANでの接続とは違い、ルーターにつなげる必要がないことです。Bluetoothに対応しているコピー機やパソコンであれば問題なく使うことができます。

1-4.無線LAN

オフィスでパソコンとコピー機をつなげる手段としてスタンダードなのが無線LAN接続です。オフィスにWi-Fi環境があれば、コピー機の接続設定をするだけで済みます。例えば、搬入業者が納品の際に接続設定まで請け負うこともあります。無線LANでコピー機とパソコンをつなげるには、それぞれの機器でWi-Fi設定をしてください。するとパソコン画面からコピー機の追加ができるはずです。さらに通常使うコピー機として設定すれば、日常的に手間なくプリントアウトすることができるでしょう。

2.パソコンとコピー機を接続する各方法の長所・短所

パソコンとコピー機をつなげる手段を解説しましたが、どれが自分の環境に適している方法か判断をつけにくいかもしれません。そんなときには長所と短所を明確にしておくことが重要です。以下ではそれぞれの接続方法について、長所と短所を解説します。環境設定の際には是非参考としてください。

2-1.USB

USBによるコピー機とパソコンの接続方法は、ネットワーク環境に左右されない点が長所です。オフィスでは、モデムやルーターのコードが外れていたなど、些細な原因によりネットワークが切断することがあります。このようにインターネットに接続できない状況でも、パソコンとコピー機がUSBで直接つながっていれば、プリントアウトは可能です。つまり、いつでも安定したパフォーマンスを発揮することができます。
短所は1台のコピー機に対して1台のパソコンしかつなげることができない点です。数人の小規模オフィスであれば問題ありませんが、数十人以上のスタッフが働く中・大規模オフィスの場合は適していません。

2-2.有線LAN

有線LANによるコピー機とパソコンの接続方法の長所は、実体のあるLANケーブルでつながれる点です。無線LANに比べてネットワークが安定しているため安心できます。
短所は物理的な接続範囲が限られるということ。LANケーブルが届く範囲までしか接続することができません。また大規模オフィスの場合、スタッフの導線を考慮して配線を整える必要があります。会社が成長して徐々に拡大するときには、大規模な配線工事が必要になる可能性があるのも懸念事項のひとつです。配線は増えるほどに管理が難しくなります。配線同士が絡まり合い、目的のコードを探し出すだけでも一苦労です。整理するには配線モールなどを設置するのですが別途費用がかかります。配線モールは高価なものではありませんが、オフィス全体に張り巡らせるとなると意外と高額になりがちです。

2-3.Bluetooth

Bluetoothでコピー機とパソコンを接続する際の長所は、専用機器が少なくて済む点です。Wi-Fi環境で無線LANによる接続をするにはルーターが必要ですが、Bluetooth接続ではパソコンとコピー機だけあれば完結します。ただし、どちらの機器もBluetoothに対応していなければなりません。またWi-Fi環境に比べて消費電力が少ない点もメリットのひとつです。
短所は通信速度が遅いこと。Wi-Fiに比べて通信速度が遅くなるので、容量の重い写真データなどの印刷には向いていません。また、通信範囲もWi-Fiに比べて狭くなり、距離が離れるほどに印刷スピードも遅くなります。さらにBluetoothの電波は混線しやすい性質を持ちます。例えばオフィスのパソコン周辺でコピー機の他に、マウスやキーボード、スピーカーやFAXなどでBluetoothを利用していた場合、正常に機器が機能しなくなる危険性があるのです。

2-4.無線LAN

無線LANでコピー機とパソコンを接続する方法の長所は、Wi-Fi環境内であればレイアウトが自由にできる点です。電波が届く範囲であればパソコンやコピー機をどこに設置しても良いのです。配線を考慮する必要もありません。またパソコン以外でもスマホなどから直接印刷できます。
短所は接続するための設定が煩雑な点です。不慣れな方の場合、接続するまでに多少時間がかかってしまいます。またインターネット環境を利用している都合上、ハッキングなどにより情報漏えいのリスクもあります。さらに、ネットワーク環境がなにかの理由で不通となった場合には、コピー機が使えなくなることもデメリットです。

オフィスに合った方法でパソコンとコピー機を接続しよう

パソコンとコピー機を接続するには「USB」、「有線LAN」、「Bluetooth」、「無線LAN」の4つの方法があります。それぞれ長所と短所があるので、設置場所の環境に適した方法を選ばなければなりません。実際に働くスタッフの人数やパソコンの台数、オフィスでのネットワーク環境なども考慮した上で、ぜひ最適な接続方法を選んでください。

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