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2019/10/24(木)18:40

コピー機のリースはレンタルと違う!契約や解約について知っておくべきこと

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コピー機のリースはレンタルと違う!契約や解約について知っておくべきこと

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コピー機のリース契約を解約するべきか悩んでいませんか?実は、「リース」と「レンタル」は似て非なる契約内容です。しかし、それらの相違点についてはあまりまだ知られていません。そこで今回は、コピー機のリース契約と解約に関して、知っておくべきポイントを解説します。この記事を読めば、コピー機導入の迷いが解消されます。

1.コピー機のリースとはどういう契約?

まず、「コピー機のリース契約」について解説します。

1-1.リース契約の仕組み

リース契約とは、リース会社が使用者の代わりにコピー機を購入し、使用者が一定期間リース料金を支払って借りる契約のことです。その際、機器の所有権はリース会社にあります。しかし、どのコピー機を利用するかは使用者が選択するため、最新機種を選ぶことも可能です。コピー機の使用者と販売会社が商品を決め、販売会社とリース会社が売買契約を交わします。このとき、販売会社は使用者とリース会社の仲介役です。しかし、販売会社が指定するリース会社とは異なるリース先を使用者が選んで契約が可能です。

リース料金には、「購入代金と金利」「固定資産税」「損害保険料」などが含まれています。そのため、トータルの金額は買取り費用よりも高くなります。ただ、リース契約は長期契約を前提としているので、追加料金が不要です。契約の終了が近くなると、リース会社から契約延長の打診があり、了承すれば契約が延長されるシステムです。

一方、レンタル契約の場合、リース契約と違ってレンタル会社が選んで購入したコピー機が使用者に貸し出されます。そのため、レンタルされた機器が最新機種でないことも多いようです。ゆえに、レンタル料金に応じて、機種の性能や機能のよさが決まることもあります。また、レンタルは短期で利用するのに有利なシステムですが、継続的な契約をおこなった場合、トータルの金額が買取り費用よりも高くなることがあります。

1-2.リースすることのメリット

メリットの1つめは初期経費の削減が可能だということです。コピー機を購入すると、まとまった金額が必要です。その点、リースは購入とは違うので、できるだけ少ない費用で事業を始めることができます。2つめとして、リース料金や保守料金は月々のランニングコストとして計上できます。このような経費への計上は、節税対策にもなります。

3つめにコストの把握が簡単だということです。リースの場合、減価償却費の計算や固定資産税の支払いが不要です。また、リース先がコピー機を全て管理するので、面倒がありません。4つめは災害や盗難時のリスクが回避できます。コピー機に動産保険をかけると、災害や盗難に備えることが可能です。レンタルでは、このような保険を使えないケースが多いので、このような補償システムはリースならではの利点です。

2.リース機の途中解約は可能?

次に、「リースしたコピー機の中途解約は可能か」について解説します。

2-1.原則途中解約は不可

リースしたコピー機は原則として、中途解約は不可です。これは、多くのコピー機はファイナンスリースだからです。ファイナンスリースとは、希望する機器を使用者に代わってリース会社が購入し、使用者に貸し出す「賃貸借契約」のことです。これは、実質的には「分割払いでの機器購入」と同じです。しかし、このような契約の場合、原則として中途解約は、できません。また、リース料金も総額は機器の価格より高額になります。これは、リース期間で「購入したコピー機の価格」「金利」「固定資産税」「保険料」などを含めた料金を支払う仕組みからです。

2-2.リースの残債務を支払えば可能

リース契約の場合「原則解約不可」ですが、リース期間中に残債務をすべて支払った場合、解約は可能です。ここでの残債務とは、解約時点で支払いが終わっていない購入代金と金利、固定資産税、保険料を指します。リース契約とは、リース会社が使用者の依頼により代わりに機器を購入し、それを貸し出している状態です。したがって、機器の所有権はリース会社にあるため、かかった費用を全額支払ってもらえれば、リース会社にとって損はありません。このように、使用者が購入しなくても、リース会社にとって元が取れれば解約は可能なのです。

3.中途解約後の選択肢は?

「中途解約後に考えられる、3つの選択肢」について紹介します。

3-1.コピー機を購入またはレンタルする

コピー機を新たに購入する場合、解約でまとまった費用に加え、購入費用も必要です。その際に、減価償却の手続きや固定資産税の支払いが発生します。また、古いコピー機の処分に必要な費用は自己負担です。コピー機を購入の費用だけではなく、それ以外にもたくさんの出費が考えられます。一方でレンタルの場合、リース契約の解約前よりも月額の利用料金が高額になることがあります。加えて、選べる機種もレンタル会社が持っている機種のみで、レンタルした機器が旧型の中古品もあり得ます。レンタル先によっては、機器の選択肢が1つしかないこともあります。

3-2.コピー機を別会社でリースする

コピー機を別の会社からリースし直す場合、リース会社によって同じ機種でも料金に差があります。したがって、元のリース契約の内容や、残債務の金額次第では、新しくリース契約を結んだ方が、支払う金額が安くなります。もし、使用したい機種が既に決まっている場合は、機種からリース先を決定するのもよいでしょう。また、ほかのリース先をみることで、選ぶコピー機やリース料金、保守契約の内容などの再考が可能です。サービスや機器はどんどん新しくよいものに変化していても、利用者がそれに気づいていないことは多々あります。ゆえに、別の会社をチェックしながら、元のリース契約が現状に合っているのかを照らし合わせると有効です。

3-3.コピー機の使用自体をやめる

コピー機の維持費そのものをなくし、コスト削減をする動きがあります。しかし、コピー機の使用自体をやめて、コンビニエンスストアなどでコピーを取る場合、1枚当たりの費用が高くなるデメリットがあります。カラーコピーの場合、モノクロコピーよりも倍近い料金がかかりますし、用紙の大きさによっては1回で100円以上コピーに費用が必要です。家庭など、個人でコピーをしたいときのコンビニエンスストア利用は費用削減につながるかもしれません。しかし、会社は個人とは違い、大量にコピーをする機会が多くあります。このように、コピーの枚数が増えるとコストパフォーマンスに悪影響です。長い目でみると、コピー機をリースする方がメンテナンス費用も安く済むのです。

また、卓上の複合プリンターを代わりに使用する手段も、会社での利用の場合は不向きといえます。複合プリンターは、コピーを取れる用紙サイズが限られ、インク代も高くつくので予想外に費用がかかるからです。一見、小回りが利いてコストパフォーマンスがよくみえる複合プリンターですが、利用方法によっては費用がかさむため、要注意です。

4.中途解約せずに済むリース契約にすることが重要

コピー機は解約せずに済む契約内容でのリースが大切です。しかし、もし中途解約するならば、リース料金の安いリース先への変更を考えましょう。「短期に費用を抑えて利用したい」「サポートやメンテナンスがしっかりしている会社がよい」場合には、「株式会社ビジョン」がおすすめです。

「株式会社ビジョン」は東京都新宿区の会社で、これまで2万社以上と取引実績があります。リース・レンタル・購入など、幅広い取扱いが可能で、取り扱っている機器のメーカーもキヤノン、富士ゼロックス、東芝など多種多様です。また、コピー機購入後の設置やメンテナンスなど、手厚いサービスもあり、コピー機・複合機だけではなく、そのほかのOA機器全般の導入や、回線の手配など、オフィスに関わるありとあらゆる相談ができます。費用を抑えて機器を導入する際のアドバイスももらえるので、1度話を聞いてみるとよいでしょう。

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