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- 業務用コピー機・複合機は「購入」「リース」「レンタル」どれがベスト？それぞれの特徴や価格を徹底比較！
コピー機・複合機のお役立ち情報
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2022/10/20（木）21:01
2022/10/20（木）21:01
オフィスに業務用コピー機、もしくは業務用複合機を導入するにあたり、
「購入するか」、「レンタルにするか」、それとも「リースにするか」で悩む人も多いのではないでしょうか。
実際どの導入方法を選ぶかによって経費が大きく変わることもあるので、
それぞれの特徴を正しく知っておかなければなりません。
今回は「購入」、「レンタル」、「リース」それぞれの方法ごとに、基本的な特徴や価格などを紹介します。
コピー機・複合機のよくある質問で、「業務用と家庭用では何が違うの？」という質問があります。
同じコピー機でも「インクジェット式」や「レーザープリント式」の印刷方法があり、印刷の仕上りに違いがあるのをご存知でしょうか。
本章では、業務用コピー機と家庭用コピー機の違いについて解説致します。
家庭用コピー機・複合機と業務用コピー機・複合機の大きな違いは印刷方法にあります。
家庭用の小さなコピー機・複合機は、多くの場合がインクジェット式で、業務用はトナーを使用するレーザープリント式が一般的です。
下記の表で、「インクジェット式」と「レーザープリント式」のメリット・デメリットについて解説致します。
家庭用コピー機・複合機に主に使われているインクジェット式のメリットとして、下記が挙げられます。
家庭用のコピー機・複合機が、写真を印刷することを主な目的として作られているため、
写真をコピーしたい場合、インクジェット式の方が綺麗に印刷することができます。
また、カラーコピーに関しても、インクジェット式の方がより鮮やかな色を表現することができます。
一方、家庭用のインクジェット式コピー機・複合機のデメリットとして、
水に濡れるとインクが滲みやすく、日光で色あせてしまうといった点が挙げられます。
業務用コピー機・複合機に主に使われているレーザープリント式のメリットは、大量のビジネス文書の効率的なコピーに長けている点が挙げられます。
そのため、印刷スピードが速く、紙を束でコピー機にセットしておくことや表裏プリントも自動ですることができます。
また、コピーできるサイズも、家庭用コピー機・複合機が基本的にA4サイズまでしか印刷できないのに対し、
業務用コピー機・複合機はA3サイズまで対応していることがほとんどです。
さらに、業務用コピー機・複合機は、どれだけ効率的に、そしてスピーディーに大量印刷が可能かどうかを追及しているため、
耐久性も一般的に高いです。そのため、家庭用コピー機・複合機と比較するとかなり頑強な作りになっているといわれています。
他にも業務用コピー機・複合機では、ICカード式の本人確認認証システムや拡大・縮小コピー時に画面で事前に印刷仕上がりを確認できるといった機能が追加され、
より便利な機能が利用できるようアップグレードされています。
一方、業務用のレーザープリント式コピー機・複合機のデメリットとして、トナーや感光体などの「消耗品が高額」な為、月々の印刷コストが高くなるという点が挙げられます。
オフィスに新しくコピー機や複合機を導入する場合、まずは「購入」を検討する人が多いのではないでしょうか。
本章では、コピー機・複合機を購入するメリット・デメリットについてご紹介致します。
メーカーや販売店などから、自分たちのオフィスにふさわしいコピー機などを選んで購入するという方法です。
購入した場合、そのコピー機などは会社が完全に自己所有することになります。
つまり一般的な品物と同じように、代金を支払って自分たちのものにするのです。そのため、売買が成立したあとであれば、所有するコピー機などを転売したり、ほかの人や企業に譲渡したりすること自由に行えます。
また、価格が10万円以上のコピー機などを購入していれば、資産として計上することも可能です。
さらに、一括購入していればリース料金やレンタル料金を定期的に支払う必要がありません。
これらの料金には保険料などの諸費用も含まれるため、長い目でみれば経費を削減することができます。
なおローンによる分割購入で導入した場合、金利が上乗せされるので一括購入よりも経費は高くついてしまいます。
それでも、リース料金やレンタル料金と比べればトータルコストは安く済むケースが多いでしょう。
一方、購入ならではのデメリットもあります。
まず、10万円以上のコピー機などを購入していれば、固定資産税の支払いや、それにともなう減価償却の手続きを行わなければなりません。
必ずしも金銭的に不利になるわけではありませんが、事務面での業務が増えてしまいます。
さらに、一度購入して自己所有となったコピー機は、最後まで自分たちで面倒を見なければなりません。
レンタルやリースであれば、故障すればメンテナンスしてくれますし、契約期間が終われば返却すれば良いだけです。
ところが、自己所有のコピー機はメンテナンスも自分たちで手配しなければなりませんし、
不要になったら責任をもって処分したり、ほかの人や企業へ譲渡したりする必要があります。
不用品として処分する場合、基本的には処分費用が必要になるので注意しましょう。
コピー機や複合機が必要ではあるものの、使用頻度がそれほど多くなく、また購入するほどの資金的な余裕がないというケースもあるでしょう。
このような場合は、購入するよりも「レンタル」が向いています。
レンタルは、自分たちの企業とは別のレンタル業者が所有しているコピー機や複合機を、必要な期間だけ借り受けるという方法です。
契約期間が終了すれば、借りていたコピー機などはレンタル業者へと返却され、また新しい借り主のところへ貸し出されます。
つまり、レンタルで借りられるコピー機などはほとんどが中古品だということです。
レンタルのメリットは、企業が自分でコピー機や複合機を購入する必要がないという点です。
レンタル業者が定めた料金で毎月レンタルするため、まとまった購入資金がなくてもコピー機を導入できます。
また、企業の自己所有にはならないため、不要になったときに処分費用を負担する必要もありません。
大型のコピー機になると、オフィスの立地や間取りによってはクレーンなどを使って搬出しなければならない場合もあります。
そのため、処分するときに、思わぬ高額請求をされて慌ててしまうこともあるかもしれません。
この点、レンタルなら業者に返却するだけなので、手間もコストもかかりません。
さらに、レンタル料金は基本的に毎月同じ金額を支払うため、ランニングコストを把握しやすいだけでなく経費扱いにすることもできます。
コピー機の所有権はあくまでもレンタル業者にあるため、減価償却手続きや固定資産税の支払いといった面倒な事務作業も行わずに済みます。
このほか、幅広い使用方法が可能という点も大きなメリットとしてあります。
契約期間は最短で1日から申し込めるレンタル業者が多いため、イベントで１日だけ使用したい場合や、
短期間だけの出張オフィス用として使いたい場合など、さまざまな用途が期待できます。
万が一、災害などでコピー機が損傷したり盗難の被害に遭ったりしても、自己所有でないうえに補償を受けられるケースが多いため、損失を最小限に抑えることも可能です。
一方のデメリットは、コピー機などの機種を企業側が指定できないという点です。
レンタルを申し込むと、基本的にはレンタル業者の元に在庫として残っている機種のなかから要望に合ったものを選定されるので注意する必要があります。
また、新品をレンタルできることも滅多にありません。
中古品は性能が低い古い機種の可能性もありますし、使い古されたコピー機に当たってしまうと、
よく故障してメンテナンスに時間と費用がかかることもあります。
さらに、導入の際に初期費用がかかる点にも注意しておく必要があります。
コピー機の機種やレンタル業者などにもよりますが、搬入費用などで5～10万円程度の初期費用を請求されることがあります。
レンタル料金とは別に請求されるため、資金を準備しておかなければなりません。
レンタルとよく似ている導入方法として「リース」というものもあります。
リースとは、企業がコピー機や複合機を購入するのではなく、リース業者から借りて利用するという方法です。
リースのメリットは、ほとんどレンタルする場合と同じです。
「まとまった資金がなくてもコピー機を導入できる」、「リース料金の支払いを経費として計上できる」、「減価償却手続きなどの事務作業が不要」といった点が挙げられます。
このほか、リースならではのメリットとして、機種の指定ができるという点も魅力です。
基本的に、リースでは企業側がコピー機の機種を指定し、それをリース業者が購入して貸し出すというスタイルをとっています。
つまり、最新機種や新品のコピー機を低コストで導入できるということです。
中古品ではないので故障の心配も低く、メンテナンス費用も節約できる可能性が高いといえます。
リースのデメリットとしては、トータルの支払総額が高くなりがちという点があります。
最新機種を指定した場合、本体価格が高くなるため必然的にリース料金も高くなります。
リース料金には本体価格のほかに金利や税金、保険料や手数料などさまざまな諸費用が含まれているため、
その機種を購入した場合より高くつくことがあるのです。
リースにするときは、表面的な料金だけでなく内訳までしっかり確認し、どれくらい割高になるか理解したうえで契約することが肝要です。
また、リースでは基本的に長期契約になるケースがほとんどであり、
契約期間中の中途解約が認められない点もデメリットだとしてあるといえます。
これは、リースの契約で固定金利が適用されることが多いためです。
契約時に定められた固定金利の年数で支払いをしていくため、期間中の解約はできません。
このため、経営がうまくいかず事業規模を縮小したり経費削減したりしたいときであっても、
1度契約したリース料金は長期間に渡って支払い続けなければならなくなります。
どうしても契約期間中に解約したい場合は、残債を一括支払いする必要がでてきます。
さらに、リースではそもそも審査に通らないという可能性もあります。
契約期間が長期に及ぶリースでは、事前に支払い能力がしっかりあるかどうかが審査されます。
審査に通らなければリースを組むもとができないため、まずは与信審査を受けて問題なく契約できそうか確認したほうがよいでしょう。
ちなみに、審査基準や審査の通りやすさなどは各リース業者で異なります。
効率よく契約可能なリース業者を見つけるためにも、複数の業者の与信審査に申し込んでおいたほうがよいでしょう。
これまでの解説を見て「レンタルとリースはどう違うのかわからない」と感じた人もいるのではないでしょうか。
この2つの方法は、どちらも契約期間にしたがってコピー機を借りて利用し、期間が終われば返却するという点では同じです。
しかし、細かい部分を見るとさまざまな違いがあるので正しく理解しておかなければなりません。
レンタルは、レンタル業者がすでに所有しているものを借り受けます。機種の選択はできず、中古品となるため性能も低いものが多いです。
それでいて月額料金は割高で、ある程度まとまった初期費用もかかります。
契約期間は1日から可能で、審査も必要ないため導入スピードは非常に速く、中途解約も可能であり、手軽さが大きな魅力です。
これに対し、リースは利用者である企業が指定した機種をリース会社が購入し、それを借り受けます。
最新機種の指定も可能で、高い性能の便利な機種を使って快適に業務をこなすことができます。
3～6年前後という長期間にわたる契約となり、途中解約も不可能ですが、そのぶん月額料金は割安で初期費用もかかりません。
ただし、導入にあたっては審査があることに加え、指定した機種を手配するまで時間がかかるので、実際にオフィスに搬入されるまで長く待たされる可能性もあります。
それぞれの特徴を比較し、短期間に手軽に利用したい場合はレンタル、リーズナブルな料金で高性能な機種を長期間利用したい場合はリースを選ぶとよいでしょう。
ここまでで、コピー機や複合機の導入は、大きくわけて「購入」と「借りる」という2パターンがあることがおわかりいただけたかと思います。
それでは、購入して自己所有にするのがよいのか、レンタルもしくはリースで借りたほうがよいのか、どちらにしたほうがお得になるのでしょうか？
「資金繰り」と「使用期間」の2つを考えると、自分たちにとってどちらが合っているかがわかりやすくなります。
コピー機や複合機は精密機械であるため、新品でも中古品でも高額な購入費用が必要となります。
起業前後の経営が不安定な時期や、利益があまり上がっていない時期が続くような場合、現金を少しでも手元に残しておきたい、といったこともあるのではないでしょうか。
資金繰りに不安があるのであれば、高額の費用がかかる購入ではなく、あまり初期費用がかからないレンタルやリースを選ぶとよいでしょう。
使用期間については、まず数年先も使い続けていくかどうかを確認します。
レンタルなら最短で1日から契約できますが、リースの場合はそうはいきません。
3～6年という長期間の契約になることが多く、途中で解約することもできません。
このため、そのコピー機を何年使い続けるのか、よく検討することが大切です。
例えば、リースを始めてから2年経った頃、ほかの企業から最新のコピー機を譲り受けたとします。
この場合、リース契約があと数年は残っているので、たとえリースしているコピー機を全く使わなかったとしても料金を支払わなければなりません。
購入していれば、自己所有であるため不要になった時点で転売し、少しでもお金を取り戻せる可能性もあります。
使用期間と契約形態によっては、このように大きな損をしてしまうリスクもあるので、どのくらいの期間利用するか慎重に判断して決めましょう。
実際に「購入」、「レンタル」もしくは「リース」どれが一番お得に利用できるのか、見分けて利用することは難しいかと思います。
そのため、一度営業担当者に相談してみることをおすすめいたします。
コピー機の導入を検討する際、やはり気になるのがコストかと思います。
コストによっては、自分たちが希望する導入方法を諦めざるを得ない可能性ももしかしたらあるかもしれません。
そもそもコピー機や複合機の価格がいくらなのかわからないという人もいるので、購入とレンタル、リースそれぞれのケースによってかかる費用を比較していきましょう。
まず、コピー機を購入する場合です。
オフィス用のコピー機は、一般的な家庭用コピー機とは大きさも価格もまるで違いますし、新品か中古品かによっても変わります。
新品であれば、モノクロのみか、カラー対応も可能なのかによっても大きく異なります。
最も便利な新品のカラー複合機の場合、1分間に25枚程度の作業スピードであれば120万円ほどするタイプが多いです。
機種によってはオプションをつけることもでき、内容によっては400万円以上するものもあります。
モノクロであれば70万円ほどのタイプが一般的ですが、こちらもオプションを充実させると300万円以上かかる場合もあります。
中古であれば、新品より大幅に安くなることが多いです。
機種やメーカーにもよりますが、ほとんどのものが10～30万円ほどの価格帯で購入できるでしょう。
ただ、安ければ良いというわけではありません。
価格が10万円と非常に安いコピー機の場合、故障しやすい個体だったり、型式がかなり古いものだったりする可能性があります。
喜んで購入したものの、実際に使ってみると印刷のクオリティが低かったり、
故障続きでとても使っていられなかったりして、結局買い替えなければならないという事態もあり得ます。
安いコピー機を購入する場合は、なぜこんなにも安いのか、販売店に詳しく確認して納得してから購入するようにしましょう。
30万円以上する中古コピー機であれば、中古品のなかでも比較的新しい機種である可能性が高く、性能にも信頼がおけるものだといえるでしょう。
月間印刷枚数（推定）：500枚～5000枚（25～250枚／日）程度
出力物を自動で仕分け可能な賢いA3カラー複合機です。
低コストかつ省スペースで出力物の仕分けを効率化します。
キャノン imageRUNNER ADVANCE C3520F IIについてはこちらをご覧ください。
月間印刷枚数（推定）：460枚～4,600枚（23～230枚／日）程度
カラーとモノクロの混在した原稿をセットした場合、自動的にカラーかモノクロかを判別します。
また、使いやすい高性能でビジネスを効率化します。
シャープ MX-2300FGについてはこちらをご覧ください。
月間印刷枚数（推定）：440枚～4,400枚（22～220枚／日）程度
従来機と比べよりコンパクトな設計で、高画質はそのままを実現した複合機です。
富士フィルム DocuCentre-ⅢC2200についてはこちらをご覧ください。
次に、レンタルで導入する場合です。
「短期間だけ導入したい」、「すぐにでも導入したい」という場合に便利なレンタルは、1カ月ごとにレンタル料金を支払います。
カラー複合機の相場は1カ月あたり約7,000円からという業者が多く、購入する場合と比べて非常に安いです。
ただし、レンタル料金に保守メンテナンス料金が含まれているか、初期費用に別途いくらかかるかをチェックしておきましょう。
また、印刷速度が速いものほど料金が高くなっていくので、オフィス全体でどれくらいの枚数を使用するか確認してから申し込んだほうが無難です。
月間印刷枚数（推定）：500枚～5,000枚（25～250枚／日）程度
毎分23枚の高速スピードを実現し、高速コピーでビジネスをサポートします。
独自開発トナーで色の再現域や表現力がアップされ、写真入りでの資料作成や企画・提案の際の資料など、提案力の強力につながります。
シャープ MX-2310Fについてはこちらをご覧ください。
月間印刷枚数（推定）：620枚～62,000枚（31～3,100枚／日）程度
Android、iOSのモバイル端末と連携し、ダイレクトプリントやダイレクトスキャンが可能です。
ムラテック MFX-C7250についてはこちらをご覧ください。
月間印刷枚数（推定）：800枚～80,000枚（40～4,000枚／日）程度
モバイル端末との連携が可能なため、必要なデータをスマホに保存しておけば、あとから印刷したいものだけ選んで出力できます。
キャノン iR-ADVC3720Fについてはこちらをご覧ください。
最後に、長期の利用に最適なリースの場合です。
新品か中古かという基本的なポイントに加え、性能によっても料金は変わってきます。
モノクロコピー機の場合、印刷速度15枚程度の機種で月額4,000円～8,000円、30枚の機種だと1万2,000円～1万8,000円が相場です。
印刷速度50枚以上の高性能機種になると、1万8,000円～2万5,000円と高くなるので、レンタルと同様にコピー機の使用頻度などを含めて検討しましょう。
月間印刷枚数（推定）：500枚～5,000枚（25～250枚／日）程度
直感的な操作を可能にするA3カラー複合機です。
9インチの静電式タッチパネルやハード＆ソフトキー、カスタマイズ機能で直感的かつ使いやすいように設定することができます。
ムラテック MFX-C2590Nについてはこちらをご覧ください。
月間印刷枚数（推定）：620枚～62,000枚（31～3,100枚／日）程度
新開発「即熱定着システム」を搭載しており、今までコピー機においてネックとなっていたウォームアップタイムを10秒まで短縮することに成功した複合機です。
ムラテック MFX-C2590Nについてはこちらをご覧ください。
月間印刷枚数（推定）：800枚～80,000枚（40～4,000枚／日）程度
基本性能が高精度であるため「コピー」や「プリント」の際にレベルの高さを実感できます。
印刷時間も短縮されているため、待ち時間を減らしストレスフリーなオフィスが完成します。
ムラテック MFX-C2590Nについてはこちらをご覧ください。
コロナの状況、コロナ収束後の状況を踏まえた、導入のポイントを説明します。
請求書や見積書などの印刷業務が多い企業は、「クラウド連携機能」を搭載したコピー機・複合機をオススメします。
連携できるサービスは多々あり、お客様の業種に合わせた使い方ができます。
「コピー機・複合機は必要だけど、コストは抑えたい」などのお客様のご要望があります。
その場合、家庭用コピー機を経理・事務担当の従業員に付与する事で、業務に支障が無く作業を行えます。
既に事務所・オフィスに複数コピー機・複合機を導入している企業、
思い切って不要なコピー機のリース解約をし、コストの見直しをオススメします。
新型コロナウイルスの感染拡大を機会に働き方改革への取り組みが加速しています。
今後更に拡大した際やその他の自然災害が発生した時のBCP対策として、業務環境の見直し・推進をする事をオススメします。
例えば、コピー機・複合機のスキャン機能とクラウド連携を行うことで、「移動時間」・「資料共有」の作業時間を削減する事が可能です。
「テレワーク・在宅勤務を継続・導入する企業の場合」にも記載していますが、
既にコピー機・複合機を導入している場合、不要なコピー機のリース解約など、コスト見直しをすることをオススメします。
また、これからコピー機・複合機を導入する企業の場合は、複数社からの相見積もり取得をすることをオススメします。
同じメーカー・型式・機種であっても、提案を貰う代理店毎にリースの「料率」が異なる為です。
ひとえにコピー機や複合機の導入といっても、その方法はさまざまです。
オフィスに欠かせないコピー機はレンタルやリースで取り扱っている業者も多いので、自己所有にこだわらなければ検討してみると良いでしょう。
導入方法ごとにそれぞれ特徴が異なるため、それらを正しく理解し、自分たちが重視する要素を満たしている方法を選ぶことが大切です。
自己所有で幅広い活用をしたいなら購入、スピーディーに導入して手軽に解約したいならレンタル、
最新機種をリーズナブルかつ長期間にわたって使いたいならリースを選ぶのが一般的です。
ただし、いずれもメリットがあればデメリットもあるため、注意しなければなりません。
メリットだけに注目して選ぶと後悔しかねないので、広い視野を持って検討していきましょう。
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