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コピー機を自分のオフィスに導入したり入れ替える場合、選択肢はコピー機を購入する、リースする、レンタルするの3つとなります。
まずコピー機を導入する際、そのコピー機がどういう契約で手元に届くかを考えることが大切です。
「購入」は、その名の通り、メーカーから直接コピー機を買って導入するという方法です。
もちろん、そのコピー機はあなたの会社の所有物になりますが、コピー機は決して安い買い物ではありません。潤沢に資金がある大企業であれば問題ありませんが、新規事業を立ち上げたり、SOHOなど小規模なオフィスの場合、その初期投資は大きな負担となります。
「レンタル」は、レンタル会社からコピー機をレンタルする方法ですが、そのコピー機はレンタル会社の所有物となります。またその所有物をレンタル契約のたびに新しくするわけではないため、レンタルされるコピー機が常に新品とは限りません。むしろ中古コピー機がレンタルされるのがほとんどだと思ったほうがよいでしょう。また、レンタル会社の所有物となるので、期間が過ぎれば返却しなければなりません。
「リース」は、リース会社がコピー機を購入し、それを会社に貸し出すという方法です。簡単にいうと、リース会社にコピー機購入の資金を肩代わりしてもらうというものです。
リース期間終了時にはそのコピー機を買い取ることもできますし、返却して新たなコピー機をリースしてもらうことも可能です。この購入とレンタルのいいとこ取りのような契約こそが、リース契約が一般的になっていると言ってもいいでしょう。
契約期間についてはリース契約は3～6年の長期契約、レンタル契約は短期の1～2年契約が多いです。
特に気をつけたいのが、リース契約の場合は中途解約が原則不可となります。
レンタルの場合は契約内容によっては可能です。使用頻度が少なく、中古でも問題ないのであればレンタルのほうがお得な場合もあります。
リース契約は顧客と販売代理店、リース会社の3社間でそれぞれ契約やコピー機のやり取りが発生します。リース契約にすることで、初期投資を安く抑えて導入できる、月々の経費として処理できる、銀行からの借入枠を温存することができるなどの特徴があります。
コピー機を新規で導入、もしくは入れ替える場合の購入方法と契約期間についてみてきましたが、初期の費用なども考えると、リースもしくはレンタルで導入をし、その利用予定の期間でさらにリースにするのかレンタルにするのかを判断することが賢い選択であるといえます。
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