導入するなら知っておきたい！コピー機のランニングコストを下げる方法

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オフィスにコピー機を導入するにあたり、ランニングコストが気になる人も多いでしょう。何も考えずに使用し始めると、経費が急増してしまう可能性があります。そこで今回は、コピー機のランニングコストを抑える方法を紹介します。

ルールを設けて使用しよう！

利用方法にルールを設けることで、ランニングコストを下げられます。たとえば、コピー用紙の裏面も使用することによって、コピー用紙の購入費用を節約できます。ただし、裏面に印刷しようとすると、紙詰まりが起こる可能性もあるので注意が必要です。その場合は、裏面は手書きのメモ用紙として再利用するなどの工夫をすると良いでしょう。
また、複数枚の原稿を1枚のコピー用紙に集約して印刷することも節約になります。そのような機能を有するコピー機では、操作パネルで集約する際のレイアウトを決めるのが一般的です。その他にも、社内用資料のコピーはモノクロ印刷にしたり、濃度を下げたりするように決めておけば、トナー代を節約できます。

運用面の工夫もおすすめ！

運用を工夫することも、ランニングコストの削減に繋がりやすいです。代表的な例として、純正のトナーではなく、リサイクルトナーを使用する方法が挙げられます。リサイクルトナーとは、使用済みのトナーに対して洗浄や修理を施し、再利用できるようにしたものです。純正品と比べると、微妙に品質が劣っていたり初期不良が起こりやすかったりするデメリットがあります。しかし、純正品より価格が非常に安いメリットがあるので、長期的に見ると大きなコストカットを実現できる可能性があります。
コピー機に搭載されている節電機能をオンにするのも効果的です。待機状態のときは、電力消費の少ないモードに切り替わる機能は多くの機種に搭載されています。

業者との交渉が有効な場合も！

一般的にコピー機は、業者に保守や点検を行ってもらいます。コピー機の内部には多くの部品があり、使用していると摩耗や劣化が生じるのでメンテナスが必要です。業者との契約内容はさまざまですが、費用を支払って依頼するのが一般的です。業者と交渉して、その費用を下げてもらうとかなりの節約になるでしょう。業者はトナーやコピー用紙なども販売していることが多いです。メンテナスの依頼だけでなく、それらも購入することによって、値下げをしてくれるケースもあります。コピー機がリースの場合、メンテナンスの費用が高いと感じたら、リース会社を見直すことも大切です。
コピー機を導入したら、ぜひ今回紹介した内容を参考にして、ランニングコストの削減に取り組んでみてください。