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2017-06-28(水)13:25

コピー機の利用にかかるコストを削減するためには?

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基礎知識

プリンタをいじっているところ

コピー機を利用する上でのランニングコストとしてバカにならないのが、トナー代や用紙代です。これらは仕事をする上で必要な経費だから仕方がないと考えがちですが、上手にコピー機を活用することで、この経費を削減することもできます。どのように活用すればよいのでしょうか。

コピー機の利用にかかる費用とは?

コピー機の利用にかかる主な費用は、一般家庭で使用するプリンターのインクに相当するトナー代と印刷する用紙にかかる用紙代です。そのため、これらの機械は印刷する枚数が多ければ多いほど、そのランニングコストも増えるということになります。
実際のところ多くのオフィスではコピー機のメンテナンスも含めた「保守契約」を業者と行っているため、トナー代は無料になっているかもしれません。しかし、その代わりに印刷枚数によって料金が変動する「カウンター契約」となっていることが多いので、結果的に印刷枚数の増加はランニングコストの増加に直結しているのです。
以上のようなことから、コピー機の経費を減らすためには「いかにして印刷枚数を減らすか」が大事だといえます。

コピー機のランニングコストを下げるカギは「ミスプリント」

印刷枚数を減らすといっても、必要な書類の印刷まで止めてしまうと仕事に支障がでてきますので得策ではありません。そこで大事になってくるのは、「無駄な印刷をしていないか?」ということです。
無駄な印刷とはつまり「ミスプリント」です。みなさんは、「せっかく一生懸命作成した分厚い資料をミスプリントしてしまった」なんていう経験をしたことはありませんか?また、ここまでのミスをしたことがなくても、大きなオフィスであれば「チリも積もれば山となる」で一人一人のミスプリントを合計するとそれなりの金額になっていることがあります。保守契約を結ぶ企業によって単価は異なるでしょうが、カラーコピーの場合におけるカウンター料金は1枚当たり数十円することもありますので、年間を通して計算するとバカにならない金額ではないでしょうか。

試しコピーをする意識を従業員に徹底させよう!

ミスプリントを完全になくすことは難しいでしょう。しかし、コピー機についている「ある機能」を使用することで減少させることができます。それは「試しコピー機能」です。この機能はコピー機によっては「プレビュー」機能という名前で呼ばれることもありますが、これを使用すると1部だけ印刷することができますので仕上がり具合を確認することができます。また、近年は操作パネルの液晶画面が大きくなってきていますので、実際に印刷する前に画面で確認することができるコピー機も登場しています。
人によっては、このボタンがあることを知りながら「面倒くさい」や「たぶん大丈夫だろう」というような軽い気持ちで、いきなり全部印刷をかけている人もいるかもしれません。そのような場合、その従業員に年間でどれくらいミスプリントをしているか計算させてみると良いでしょう。意外と大きな金額になると知ってビックリする人が多いのではないでしょうか。その結果、従業員の意識が変わりコストの削減に貢献していくことでしょう。

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