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2015-12-18(金)08:00

コピー機を導入するなら保守契約は必須

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基礎知識

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前回、コピー機を導入する際、メンテナンス等を行なってくれる保守契約があることをご紹介しました。実は、この保守契約は本当に大事なのです。そんな保守契約の重要性について、ここで少し考えてみましょう。

カウンター契約、キットトナー契約が基本

コピー機は他の家電と異なり、長くたくさん使う機器です。もちろん精密機器なので、例えば感光体ユニットや定着ユニットなど消耗する箇所が多い機器でもあります。こういった部品が消耗することが原因でキレイにコピーできなくなることも多いのです。なお、これは故障とは違います。部品を交換することでキレイに使えるようになりますが、そのぶんの費用が必要になるという性質の機器だと認識してください。そして、定期保守契約を結べば、もし故障してしまった場合にも安心ですし、部品交換などのメンテナンスも費用について心配する必要がなくなります。
もし定期的なメンテナンスなどを行なわずにコピー機を使用すれば、キレイに印刷できなかったり紙詰まりが起きたりと、徐々に不具合が起きてしまいます。また、ビジネスシーンで必須の機器だからこそ、最新ソフトの導入やPC端末などの増減に伴って常に最適な状態に保たなければなりません。コピー機の不具合で業務に支障が出るのは、決してメリットにはなりませんよね。快適で安心できる業務環境をキープするため、常日頃のメンテナンスを行なう保守契約の締結は必須と言ってもいいでしょう。こういった定期保守契約がカウンター契約やキットトナー契約なのです。これが基本だと考えてください。

スポット契約にはデメリットが多い

一方スポット契約は、基本的には継続的に発生する保守料金は定められておらず、コピー機に不具合などが発生した場合に、 その都度有償で保守サービスを受ける形式の契約となります。そこには、さまざまなデメリットが存在します。まず、コピー機が故障した場合の修理は、当日対応が極めて難しいという点です。なぜかといえば、コピー機の定期保守・メンテナンス契約をしている顧客に技術員が割かれてしまうため、スポットで入る修理案件にすぐに対応できないためです。そして、修理費用が高くつくこともデメリットになります。
コピー機の修理に関しては、実際に技術員が見てみないと分からないことがほとんどなため、修理費用を電話で即答できません。そのため、修理の見積もりも兼ねて技術員を派遣することになりますが、これに伴い出張料金が発生します。これは、その場で修理することが不可能な場合でも発生するのです。さらに、コピー機の修理が可能となれば、修理部品を使って作業するわけですが、当然その際は技術料と修理部品費用が発生しますよね。これらを実費で負担すると、かなり高額になってしまうのです。これが、スポット契約をオススメしない理由です。

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