■賢くコピー機を選ぶには？

コピー機を選ぶ場合、その月額のランニングコストを検討して購入、またはリースするのが賢いやり方ですよね。でも、実際にはなかなか難しいのです。特に難しいのが、カウンター料金やコピー用紙代など、企業やオフィスによって金額がまちまちなものです。あくまで参考程度の話しかウェブでは調べることができませんし、実際に導入してみないと分からないというのがその理由ですね。それでは、どのようにしてコピー機導入を検討したらよいか、その賢い選択術を少し考えてみましょう。

●月間使用枚数によって選ぶべき機種が違う

カウンター料金やコピー用紙代を考える上で、必要となる指針が「月間使用枚数」です。この月間使用枚数を知っておけば、必要に応じたコピー機や、そのリース契約をより明確にできます。覚えておきましょう。
算出方法は、一日あたりのコピー枚数、FAX受信枚数、PCからのプリント枚数を足して、出た数字に営業日数を掛ければいいのです。この月間使用枚数がわかったら、それに応じて使用枚数にあったコピー機を選べばいいのです。簡単ですね。

●実はからくりがあった「カラートナー」のコスト

月間のランニングコストには、このほかトナー代が必要になる場合があります。メーカーで公表されているトナーコストは、A4標準原稿で印字率は5～6％がほとんどです。これは実は黒ベタ5％の基準チャートを印字した場合の印字率を算出の根拠としているのです。また、カラー各色5％原稿というのもあります。これはメーカーのカタログに記載されているランニングコストを算出する際に使用される、テストチャートのカバレージ比率ですが、実際にはこういう比率の印字は少ないと言わざるを得ない場合が多いです。
コピー機のカラートナーはCMYK（シアン、マゼンタ、イエロー、ブラック）の4色という機種がほとんどで、各色の消費量に応じて1枚あたりのコストもアップします。業種にもよりますが、写真や文字が多ければトナーコスト（単価）は2～5倍以上もかかるケースがほとんどなのです。コピー機は、こうしたトナーコストを計算に入れて選ぶべきなのです。