スキャンした後に指定できるファイル形式の特徴とは？

複合機で画像付きのデータや文書をスキャンした後に、変換できるフォーマットは複数用意されています。利用シーンに合わせてそのファイル形式を選ぶことができます。では、どのような特徴があるデータについて、どのような形式のものが合うのでしょうか？　それぞれのファイル形式の特徴を見てみましょう。

■スキャンしたデータ、どう活用する？

スキャンしたデータは、そのまま取引先に資料としてEメール添付して送付したり、テキスト部分をコピー＆ペーストして文章を抽出したりと、業務効率をアップし、ビジネスコミュニケーションをスムーズにさせてくれます。スキャンできるファイル形式も非常にさまざま用意されており、利用シーンに合わせて指定することができます。

■スキャン後に指定できるそれぞれのファイル形式

スキャンした後にデータをどのフォーマットにするかは、使用用途によって変えることができます。例えば、キャノンの複合機であれば、次のファイル形式を指定することができます。それぞれの形式の特徴を知っておきましょう。

• TIFF

カラーモードが白黒2値の場合のみこの形式で保存されます。フルカラーのビットマップ画像で、互換性が高く、CMYKモードで保存できるため、DTPでよく使われる形式です。解像度や色数などの調整が可能です。

• JPEG

カラーモードが白黒2値以外の場合のみこの形式で保存されます。デジタルカメラの保存や、ホームページ上の画像などによく利用されるデータ形式です。圧縮率が高く、比較的小さいデータであるという特徴があります。写真などに適しています。

• PDF

アドビシステム社が無料配布するAcrobat Readerを使えば、簡単に閲覧できる形式で、圧縮率は、元のファイルサイズの10分の1から40分の1程度に可能です。

OCR機能という光学式文字認識機能を使えば、PDF文書内の文字が、テキストデータとして抽出可能になります。

スキャンした後は、用途に応じて最適な変換形式を選び、ぜひ業務に役立てたいものですね。