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- 複合機を活用しよう！ラベル用紙への印刷方法と注意点
コピー機・複合機のお役立ち情報
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複合機は多くの会社に導入されていますが、その機能を十分に使いこなせていない場合もあります。複合機には色々と便利な機能が備わっているので、使いこなせれば業務効率の向上も見込めるでしょう。この記事では複合機で行えるラベル印刷について、その流れと注意点を紹介していきます。複合機を長く大切に使用するための情報も紹介するので、ぜひ最後まで読んで参考にしてください。
ラベル印刷と言っても、複合機の扱い方自体は難しいものではありません。コピー機として使用されているなら、すぐに操作方法も覚えられるでしょう。ただ、ラベル印刷を行う場合は、パソコンを操作する必要があります。そのため、複合機とパソコン上のアプリケーションソフトウェア、両方の設定を行う必要があるのです。設定方法はメーカー・機種によって異なるので、設定を行う際はこの記事だけでなく、お使いの複合機の取扱説明書も併せてよく確認してから実施してください。この記事では「富士ゼロックス」製の複合機を例にして、設定方法を含め、ラベル印刷を行う手順を分かりやすく紹介します。
まず最初に行うのは、ラベル印刷をする用紙のチェックです。ラベル用紙は、メーカー推奨のラベル用紙を使用します。機種によって推奨されているラベル用紙に違いがありますので、メーカーのサイトやホームページ、取扱説明書などで確認してください。同じメーカーでも他機種の推奨用紙を使用した場合、保管方法や状態によって正常に紙が送られないことがあります。用紙の種類によっては正しく印刷されないケースもあるため、メーカーが推奨する用紙を使用する必要があるのです。
次に、ラベル印刷を正しく行うため、複合機の設定を行います。複合機の設定は、設定画面（登録事項が変更できる画面）から行うことができます。設定画面を開き、用紙トレイのサイズと用紙種類の項目を選択しましょう。もし該当するものが出てこない場合は、設定変更が制限されている可能性があるので、機械の管理者に一度相談してみてください。次の画面に移った場合は、用紙を変更するトレイを選び、用紙種類をラベル用紙に変更します。用紙サイズや色の指定がある場合は、その設定もこの段階で行います。これで複合機の設定は完了です。
複合機の設定が完了したので、ラベル用紙をトレイにセットします。ただ、セットする際にいくつか注意点があります。コピー中の場合は、使用中のトレイを引き出してはいけません。また、紙詰まりや誤った用紙をセットしてしまわないよう、トレイに入っている用紙は全て取り出し、空にすることも重要です。トレイが空であることを確認してから、適切な量のラベル用紙をセットします。
全てのトレイを引き出すことも厳禁です。もし機械全体が傾いてしまった場合、転倒によって怪我や事故を招く要因となる恐れがあるからです。用紙は両面プリントができないことも覚えておく必要があります。そして、用紙をセットしていてもトレイの右側には空きスペースがありますが、そこには何も置かないようにしてください。
上記のような注意点に気をつけながら、ラベル用紙をトレイにセットします。工程としてはまず、トレイが止まるところまで、手前に引き出します。そして用紙ガイドを、セットするラベル用紙のサイズに合わせます。ラベル用紙はセットする前に、何度かさばいて紙同士のくっつきをなくしておきましょう。それから用紙の先端を揃えて、トレイにセットします。ラベル用紙をセットし終えたトレイは、勢いよく押し込むと故障の原因になるので、ゆっくりと戻しましょう。
最後にソフトウェアの設定です。ただ、ソフトウェアによってはメニューの呼び方が異なる場合もあるので、その点は留意しておいてください。まず、パソコン上で印刷の設定画面を開き、プリンター名から使用する複合機を選びます。続いて原稿サイズと出力用紙サイズを選択します。そして［トレイ/排出］系タブのトレイ選択から、ラベル用紙をセットしたトレイを選ぶのですが、排出先はサイドトレイにしないでください。あとはプリントを開始し、終了を待ってプリント前に取り出した用紙・機械の設定を元に戻せば、ラベル印刷は完了です。なお、プリンタードライバーの設定に関わらず、ソフトウェアが用紙トレイを選ぶ場合があります。ソフトウェアで用紙トレイの指定ができる場合は、そのトレイ指定を確認しておきましょう。
ここまで、ラベル印刷の流れを一通り説明してきました。しかしラベル印刷は普通紙ではなく特殊な紙を使用するため、普段以上に正しくコピーをするよう気をつけていないと、様々なトラブルを招いてしまいます。ここからは、ラベル印刷を行うにあたって、特に気をつけるべき注意点を説明していくので、ぜひ参考にしてください。
機種によってメーカー推奨の用紙が用意されていることは、先に述べました。しかしこれはとても大切なポイントなので、もう一度説明しておきます。もし適切ではない用紙を使用すると、機械内部に紙が張り付くなどして紙詰まりや機械の故障など、重大なトラブルを招いてしまいます。特にインクジェット紙、インクジェットプリンター用紙には絶対に印刷してはいけません。ラベル印刷をするときは、必ず「レーザープリンター用」と書かれている、メーカー推奨の用紙を使用しましょう。
これも先に述べましたが、メーカーや機種によって違いはあれど、プリンターやパソコンの設定画面には「厚紙」「はがき」「ラベル紙」といった、印刷に使用する用紙の設定項目が存在します。使用する用紙と設定をしっかり確認することによって、紙詰まりや汚れ等のトラブルは起こりにくくなります。印刷を開始する前に、手持ちの取扱説明書やメーカーホームページと照らし合わせながら、設定を今一度確認しましょう。もし分からない場合は自分の判断で行わず、専門知識をもった業者に質問するようにしてください。
設定が終了したからといって早速印刷を開始するのではなく、一度少ない枚数でテスト印刷をすることも大事です。各種設定や用紙の選定が正しければ問題はないので、テスト印刷を無駄だと感じてしまうかもしれません。しかしテスト印刷を行うことで、汚れや紙詰まりといった問題を早急に見つけることができます。それによって機械が破損してしまう等のトラブルを回避することも可能になります。
ラベル紙の一部だけに印刷し、未使用部分が残っている場合でも再利用はしないようにしましょう。もし機械内部ではがれてしまった場合、印刷物すべてに汚れがついたり、必ず紙詰まりをするようになってしまうからです。機械を復旧させるためには専門業者による除去と清掃が必要になるので、業務に大きな支障が出てしまいます。印刷部分だけをはがせば、一見まだ使えるように見えるのでもったいないと感じる方もいるでしょう。しかし紙一枚を節約するために機械が故障するリスクを負うのは割に合わないため、再利用は推奨できません。
この記事では、複合機でラベル印刷をする方法と注意点を述べてきました。操作自体はそこまで難しいものではないので、慣れればすぐに使いこなすことも可能です。しかし一方で、間違った使い方をすると業務に支障をきたしてしまう恐れがあることは覚えておきましょう。もし何か問題が発生した場合は、自己判断で対処せずにメーカーや専門業者に相談することをおすすめします。この記事で得た正しい知識をもって複合機を適切に扱い、仕事を効率よく行っていきましょう。
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