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2019/11/28(木)14:01

コピー機とスマホを連携させる方法とは?連携時の手順や注意点を解説

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コピー機とスマホを連携させる方法とは?連携時の手順や注意点を解説

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スマートフォンは高性能化が進み、電話だけでなく資料の閲覧やプレゼンに使うなど、ビジネスシーンで欠かせないツールとなりつつあります。スマホで撮影した内容をコピー機で印刷したり、コピー機でスキャンした内容をスマホに送ったりできれば便利だと感じている人も多いのではないでしょうか。そこで、この記事ではコピー機とスマホを連携させる具体的な方法や、連携させる際に注意したいポイントなどを紹介します。

1.コピー機とスマホの連携で可能な作業

コピー機とスマホを連携させることで可能になる作業は、主に2つあります。ここでは、それぞれの作業について詳しくみていきます。

1-1.スマホに保存されたデータをコピー機で印刷する

コピー機とスマホの連携により可能になる作業の1つ目は、スマホに保存したデータをコピー機で印刷できるようになることです。スマホで撮影した写真や作成した書類など、スマホ内に保存したデータをプリントアウトして内容を確かめたいことがあるでしょう。そんなとき、これまでは「いったんパソコンに取り込んでからコピー機に転送して、印刷する」という方法が一般的でした。しかし、現在では、条件さえ整っていれば、スマホから直接コピー機にデータを送って印刷できるようになっています。ただし、そのためには、コピー機が無線LANに対応していることと、Wi-Fi環境が整っていることが必要です。

スマホのカメラ機能は高性能化しています。機種によっては、デジカメなみに美しく鮮明な写真が撮れるものもあるほどです。カメラの編集機能がパソコン並みに充実している機種も、珍しくありません。さらに、ビジネスシーンで役立つカメラアプリもたくさん出ています。たとえば、撮影した写真を自動でトリミングできるもの、紙のメモや文書を撮影するとオートでデジタル化して保存できるものなどです。コピー機とスマホが連携すれば、スマホのデータはすぐに印刷できるようになり、パソコンに取り込むというワンクッションをはさむ必要がありません。活躍の幅がますます広がるでしょう。

1-2.コピー機でスキャンした内容をスマホに送る

コピー機とスマホの連携により可能になる作業の2つ目は、コピー機でスキャンした内容をスマホに送り、閲覧できることです。これまでは、コピー機でスキャンしたデータは、プリントアウトするかUSBメモリなどの記録媒体に保存するかが一般的でした。データをスマホに取り込むためには、1度パソコンに移してからスマホに同期することが必要だったのです。しかし、今では、Wi-FiやBluetoothなどの無線通信に対応しているコピー機であれば、スキャンしたデータをスマホに直接送れます。パソコンを間に入れる必要がないため、必要なデータの取り込みをスムーズに行うことが可能です。

デジタルデータ化してスマホに取り込めば、本来はかさばる資料なども手軽に持ち運べるようになります。出先でデータの内容を確認したり、客先に見せて説明するのに使ったりと、スマートに活用できるでしょう。

2.スマホに保存されたデータをコピー機で印刷する方法

スマホに保存したデータをコピー機で印刷できるようにするには、主に2つの方法があります。1つ目はiPhoneのAirPrintを利用する方法で、2つ目は各メーカーのアプリを利用する方法です。ここでは、それぞれの方法について手順を解説していきます。

2-1.iPhoneのAirPrintを利用する

iPhoneを利用している人は、AirPrintを使うと良いでしょう。AirPrintとはiPhoneやiPadに搭載されているアプリで、無線LANを通じてデータをコピー機に送れます。ただし、コピー機がAirPrintに対応していることが必要です。無線LANに対応しているコピー機のほとんどがAirPrintにも対応していますが、念のため確認しておきましょう。なお、AirPrintはAndroidスマホを使用している場合は利用できませんので、注意しましょう。また、AirPrintは、用紙のサイズや画質などを選択することはできません。

それでは、AirPrintを利用して印刷する手順を説明します。
1.印刷したい写真や書類を表示します。その状態で、左下にある共有ボタン(四角形の上部から矢印が出ているマーク)をタップしましょう。
2.下からポップアップしてきた表示メニューを左から右へとスワイプし、「プリント」をタップします。
3.「プリンタ」をタップすると無線LANにつながっているコピー機が表示されますので、選択します。
4.印刷したい枚数を指定して「プリント」をタップすれば、指定したコピー機が印刷を開始します。

2-2.各メーカーのアプリを利用する

キャノンやエプソンなどのコピー機メーカーは、スマホから直接データが印刷できるアプリを提供しています。Androidスマホを使っている人や、iPhoneユーザーでも用紙サイズや画質を設定したい人などは、使用しているコピー機メーカーのアプリを利用すると良いでしょう。最初に、アプリを探してスマホにインストールし、その後に印刷の手順を踏むという流れになります。どこのメーカーのアプリでも基本的な仕様や設定方法などは変わりませんが、コピー機とアプリが同じメーカーでなければ動きませんので、注意しましょう。

それでは、各メーカーのアプリを利用して印刷するときの手順を説明します。
1.Google PlayやApp Storeで、使っているコピー機のメーカーのアプリを探します。たとえば、キャノンなら「プリンタキャノン」などのワードで検索すれば見つかりやすいでしょう。利用しているコピー機に対応していることを確認してから、インストールします。
2.インストールしたアプリを起動させましょう。ギャラリーなどから印刷したい写真や書類を表示させ、メニューをタップして「印刷」を選びます。
3.設定画面が表れたら、使用したいコピー機を選択し、用紙サイズや種類なども指定しましょう。
4.「印刷」や「プリント」をタップすると、データの印刷が始まります。

3.コピー機でスキャンした内容をスマホに送る方法

コピー機でスキャンした内容をスマホに送る場合の手順を紹介していきます。この場合も、コピー機のメーカーが提供するアプリをスマホにインストールしておくことが必要です。
1.Google PlayやApp Storeで対応しているアプリを探し、スマホにインストールします。
2.コピー機に読み取りたい原稿をセットして「スキャン」を押し、保存先として「スマートフォン」を選択しましょう。
3.「読み取りスタート」を押します。
4.スマホのアプリを起動させ、接続します。
5.機種によっては、アプリに接続番号が表示されます。そのときは、コピー機に接続番号をそのまま入力し「確認」を押しましょう。スキャンしたデータの保存が開始されます。

接続番号とは、暗証番号の一種です。接続番号を入力することでほかの端末のネットワークへの侵入が防止でき、情報漏えいのリスクを軽減できます。

4.コピー機とスマホを連携させるときの注意点

コピー機とスマホの連携はとても便利なものですが、無線LANを経由してデータの送受信を行うことで情報漏えいのリスクが高まる点には注意が必要です。パソコンやサーバーにはセキュリティ対策を施していても、コピー機には何も対策していないというケースは、実はそれほど珍しくありません。しかし、コピー機とスマホを連携させるのであれば、適切なセキュリティ対策を講じることが必要です。セキュリティ対策としては、SSLやTLSなどにより通信内容を暗号化し、第三者に読み取られないようにするという方法があります。また、ICカードを導入してユーザー認証を行う、利用するたびにパスワード入力を求めるなどの方法も考えられるでしょう。

しかし、不正アクセスの手口は年々巧妙化しています。1度セキュリティ対策を講じたからといって、そのまま放置してはいけません。定期的に対策の内容を見直すことが大切です。

コピー機とスマホを連携させるときはセキュリティを万全にしよう

コピー機とスマホを連携させれば、スマホで撮影した写真をコピー機で印刷する、コピー機でスキャンした原稿をスマホで保存するなどの作業が簡単にできるようになります。これらの機能はビジネスシーンで大いに役立つでしょう。ただし、無線LANを介したデータのやり取りは、情報漏えいのリスクがあります。便利だからといって不用心に使うのではなく、万全のセキュリティ対策を講じることも忘れないようにしましょう。

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