コピー機を使いやすくするには？導入の際に気をつけるポイント！

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コピー機を使う社員風

コピー機はオフィスに欠かせない機器の一つです。しかし単純に設置するだけでは、使い勝手が悪いケースもあります。コピー機が使いにくいと、業務に支障が出てしまうこともあるでしょう。そこで今回は、コピー機を使いやすくするためのポイントを紹介します。

通路や従業員の動線をチェック！

オフィスのコピー機は、多くの従業員が共有して使用するのが一般的です。そのためオフィス内の通路のうち、コピー機へ向かう通路を従業員が通る頻度は高いと考えられます。通路が狭いとコピーしに行くときに、他の従業員とぶつかってしまう恐れがあります。コピーを終えて戻ってくる従業員が通り過ぎるのを待たなければなりません。その場合は、仕事中に無駄な時間が発生してしまうことになります。そのような事態を避けるため、コピー機に通じるルートは2つ以上あることが望ましいです。
またコピー機の付近だけでなく、従業員の座席の位置や動線についても考慮しなければなりません。コピーする際の移動距離が極端に長い従業員がいないようにしましょう。

周辺の作業スペースに要注意！

コピー機の周辺で作業しやすいことも大切です。一般的なコピーの方法は、原稿を原稿台にセットして、パネルを操作するだけです。その間はコピー機の前に立っているだけなので、それほど広いスペースは必要ありません。しかし、コピー機に関する作業は、それだけではないので注意が必要です。たとえば給紙トレイを引き出して、用紙を補充する作業があります。また用紙のサイズによっては、コピー機のサイドを展開して手差しでセットするケースもあるでしょう。
またコピー機の内部には、インクをはじめとして多くの消耗品があるので、定期的なメンテナンスが必要です。通常のコピーだけでなく、そのような作業も行いやすいように十分なスペースを設けておきましょう。

仕事に合った機能があるものを選ぼう！

以前と異なり、今はさまざまな種類のコピー機が存在します。デザインやサイズだけでなく、仕事のスタイルに合った機能を持つコピー機を選ぶことが大切です。たとえば電子データで顧客情報を保管している場合、顧客情報の書類を入手した際スキャナーで読み込むなどの作業が必要になります。しかし、コピー機に電子ファイルの作成機能があるとスキャナーは必要ありませんし、コピーするのと同時に電子化することも可能です。コストやスペースの削減になりますし、従業員も作業しやすくなるでしょう。必要な機能を見極めてコピー機を選択することが大切です。
コピー機を導入するときは今回ご紹介したポイントに注意して、仕事の効率アップを目指してみてはいかがでしょうか。