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2015/09/04(金)11:16

人には聞けない!社会人のためのコピー機使い方講座

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人には聞けない!社会人のためのコピー機使い方講座

 

もはや身近な存在のコピー機ですが、きちんと使いこなせていますか?今回は主な機能と使い方をご紹介。

 コピー機の主な機能とは

コピー機は、複数の機能を持つ機器です。一般的に、コピー機能・プリンター機能・ファックス機能・スキャン機能の4つの機能があります。

・コピー機能について
コピー機能とは、既存の用紙原稿を印刷できる機能です。原稿を他の用紙に何枚にも写せるため、コピー機のことを複写機とも呼びます。

・プリンタ機能について
プリンタ機能では、パソコンで作成した文書等をデータで送り、指定した用紙に出力します。プリントアウトとも言います。

・ファックス機能について
ファックス機能は、電話回線経由で遠隔地に画像を送信、相手側で受信し印刷できる機能です。受信した画像を印刷せず、液晶画面で確認できる製品もあります。また、FAX機と電話回線以外でも、パソコンやインターネットでFAXが利用できるサービスもあります。

・スキャン機能について
スキャン機能とは、紙の書類をデータ化する機能です。テータ化し、ファイルとしてパソコンに保存することで、ボリュームのある資料も場所を取らずに一元管理できます。また、デジタル化により、検索すれば必要な書類をすぐに探し出すことができます。

コピー機の基本的な使い方

・コピーをするには
原稿をコピーしたい面が下側になるようにセットします。
コピー機の操作パネルで、用紙サイズと部数を入力します。部数は操作パネルの数字キーを入力形式がほとんどです。999部までの入力が可能です。
設定が済み、スタートボタンを押すと。印刷が開始されます。

・プリントをするには
まず、パソコンとコピー機が接続されていることが前提です。機種により使い方は異なりますが、基本的な使い方は、パソコン内に保存してある文書や画像を選択し、「印刷」のボタンを押します。
印刷設定画面が出ますので、必要な枚数、画質、両面または片面を指定します。特定のサイズの用紙に印刷するときは、パソコンの印刷設定画面で給紙方法を選び、手出しトレイを指定します。
設定が終わったら、「印刷」をクリックすると、印刷が開始されます。

・ファックスを送るには、
原稿台に送りたい原稿をセットします。(※この際に、裏表が反対にならないように注意しましょう。)
次に、相手先のファックス番号を入力します。番号を間違えると、違う場所に届き、大変迷惑になりますので、送信する前に番号をしっかりと確認しましょう。入力は操作パネルの数字キーを使って入力し、スタートを押します。これで自動的にFAXが送信されます。FAXした後は、原稿台の原稿を忘れずに回収しましょう。

・スキャンをするには
機種により使い方は異なりますが、コピーの様に、手軽に利用することができます。原稿のスキャンしたい面が下側になるようにセットし、スキャンを実行すると、原稿内容がデータに変換され、用途に応じ、PDFに変換ができます。スキャンしたデータは、パソコンに保存、Eメールに添付して送信できます。

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