デキるビジネスマンはペーパーレス

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■デキるビジネスマンはペーパーレス

今や時代の流れはペーパーレスです。紙を消費する今までのビジネスモデルはエコじゃない！という意識の高いデキるビジネスマンは、ちょっとした文書ならコピー機でデジタルデータ化し、メールやクラウドサービスで情報共有化が当たり前です。そんなビジネスシーンを支えるのが、最新機能を搭載したコピー機、複合機なのです。そんなできるビジネスマンに向けた、最先端のコピー機活用術をお教えします。

●原稿をPDFにする方法

以前もご説明しましたが、まずは元の原稿をスキャンしてデジタルデータ化する流れを、キヤノンimageRUNNER ADVANCEシリーズを元に説明します。

・フィーダーまたは原稿台ガラスに原稿をセットする
・「スキャンして保存」を押し「ボックス」を選択する
・目的のボックスを選択する
・「原稿読込する」を押す
・「ファイル形式」を押し「PDF」を選択する
・すべての設定終了後「スタート」ボタンを押す

これで、スキャンした文書がPDF形式でデータ化されて保存されました。なぜPDFが良いかというと、文書がそのままのイメージで相手が見ることが可能だからです。一般的に広く普及しているファイル形式なので、相手先のパソコン環境を問わず、無難に送ることができますよ。

●そのPDFを相手にEメールで送信する

保存したPDFを相手に電子メールで送信する方法ですが、これは手順というより手段を挙げるのみです。ひとつはパソコンで保存したボックスにアクセスし、そこから取得したPDFデータを電子メールで送る方法です。もうひとつはコピー機に登録、あるいは手作業で相手先の電子メールアドレスを入力し、送る方法です。
どちらも利便性にはさほど変わりはありませんが、セキュリティ面を考えると自分のパソコンで行なうほうが安心感があるかもしれませんね。