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2014/12/26(金)15:10

複合機のスキャン機能はただ電子化するだけじゃない?!その活用方法を見直そう!

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2014/12/26(金)15:10

複合機のスキャン機能はただ電子化するだけじゃない?!その活用方法を見直そう!

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複合機のスキャン機能はただ電子化するだけじゃない?!その活用方法を見直そう!

 

複合機をオフィスに導入している方は必見です。そのスキャンの機能はまだまだ現在使っている用途のほかにも、使い道があるからです。最近では、複合機のスキャン機能も進化しています。上手に使うことで業務効率化がはかれることでしょう。

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■スキャン機能を活用しよう

スキャン機能を使うときというのは、電子化して保管する際や、写真をパソコンに取り込みたいとき、手書き原稿取り込んでインターネットでやりとりをしたいというときに重宝します。こんなとき、用途に合わせて保存形式をうまく選べていますか? また、ただ希望のファイル形式にすればいいというわけではなく、インターネットでメール添付して送受信しやすくするために、ファイルの容量を軽くする必要もあります。

そんなときには、スキャンデータを高圧縮して保存するスキャナの機能を活用する方法があります。

 

 

■ファイルの容量縮小で、メールの送受信をしやすく!

スキャンしたデータを高圧縮してPDFとして保存できる複合機があります。しかも、テキスト付きのPDFファイルに保存することができるので、テキスト検索の行える文書になります。高圧縮化することによって、メールの送受信も容易に行うことができますし、さらに文書を電子化して保存したい場合にも便利です。特にテキスト検索が行えるのは、紙のアナログデータのままと比べて非常に楽になるからです。大量の書類の中から、該当する文字を検索するといった場合、重宝します。

 

 

■WordやExcelに変換して編集可能な文書化も可能

現在、スキャン機能を持っている複合機の中には、スキャン後に保存できるフォーマットの種類は実に豊富! 文書データはPDFだけでなく、WordやExcelにも変換して保存可能な機能があるものも出てきています。WordやExcelに保存できるということは、パソコン上で編集可能な文書になるということ。これには次世代の風を感じずにはいられませんね。

 

ますます高まっている複合機のスキャン機能。普段、あまりスキャンをしない人や、スキャンの操作になじみのない人は、ぜひ一度、オフィスにある複合機のスキャン機能にはどんなものがあるのか、保存できるファイル形式は何なのかをチェックしてみてください。新しい仕事スタイルが見出せるかもしれません!

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