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コピー機 複合機 お役立ちガイド

コピー機・複合機の機能や特徴/導入事例/使い方/メーカーに関する情報などなどお役立ち情報満載!

コピー機複合機のことならおまかせ!

2017-06-19(月)10:30

コピー機を使いやすくするには?導入の際に気をつけるポイント!

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使い方

コピー機を使う社員風

コピー機はオフィスに欠かせない機器の一つです。しかし単純に設置するだけでは、使い勝手が悪いケースもあります。コピー機が使いにくいと、業務に支障が出てしまうこともあるでしょう。そこで今回は、コピー機を使いやすくするためのポイントを紹介します。

通路や従業員の動線をチェック!

オフィスのコピー機は、多くの従業員が共有して使用するのが一般的です。そのためオフィス内の通路のうち、コピー機へ向かう通路を従業員が通る頻度は高いと考えられます。通路が狭いとコピーしに行くときに、他の従業員とぶつかってしまう恐れがあります。コピーを終えて戻ってくる従業員が通り過ぎるのを待たなければなりません。その場合は、仕事中に無駄な時間が発生してしまうことになります。そのような事態を避けるため、コピー機に通じるルートは2つ以上あることが望ましいです。
またコピー機の付近だけでなく、従業員の座席の位置や動線についても考慮しなければなりません。コピーする際の移動距離が極端に長い従業員がいないようにしましょう。

周辺の作業スペースに要注意!

コピー機の周辺で作業しやすいことも大切です。一般的なコピーの方法は、原稿を原稿台にセットして、パネルを操作するだけです。その間はコピー機の前に立っているだけなので、それほど広いスペースは必要ありません。しかし、コピー機に関する作業は、それだけではないので注意が必要です。たとえば給紙トレイを引き出して、用紙を補充する作業があります。また用紙のサイズによっては、コピー機のサイドを展開して手差しでセットするケースもあるでしょう。
またコピー機の内部には、インクをはじめとして多くの消耗品があるので、定期的なメンテナンスが必要です。通常のコピーだけでなく、そのような作業も行いやすいように十分なスペースを設けておきましょう。

仕事に合った機能があるものを選ぼう!

以前と異なり、今はさまざまな種類のコピー機が存在します。デザインやサイズだけでなく、仕事のスタイルに合った機能を持つコピー機を選ぶことが大切です。たとえば電子データで顧客情報を保管している場合、顧客情報の書類を入手した際スキャナーで読み込むなどの作業が必要になります。しかし、コピー機に電子ファイルの作成機能があるとスキャナーは必要ありませんし、コピーするのと同時に電子化することも可能です。コストやスペースの削減になりますし、従業員も作業しやすくなるでしょう。必要な機能を見極めてコピー機を選択することが大切です。
コピー機を導入するときは今回ご紹介したポイントに注意して、仕事の効率アップを目指してみてはいかがでしょうか。

2017-06-15(木)10:53

導入するなら知っておきたい!コピー機のランニングコストを下げる方法

Category:
基礎知識

プリンタをいじっているところ

オフィスにコピー機を導入するにあたり、ランニングコストが気になる人も多いでしょう。何も考えずに使用し始めると、経費が急増してしまう可能性があります。そこで今回は、コピー機のランニングコストを抑える方法を紹介します。

ルールを設けて使用しよう!

利用方法にルールを設けることで、ランニングコストを下げられます。たとえば、コピー用紙の裏面も使用することによって、コピー用紙の購入費用を節約できます。ただし、裏面に印刷しようとすると、紙詰まりが起こる可能性もあるので注意が必要です。その場合は、裏面は手書きのメモ用紙として再利用するなどの工夫をすると良いでしょう。
また、複数枚の原稿を1枚のコピー用紙に集約して印刷することも節約になります。そのような機能を有するコピー機では、操作パネルで集約する際のレイアウトを決めるのが一般的です。その他にも、社内用資料のコピーはモノクロ印刷にしたり、濃度を下げたりするように決めておけば、トナー代を節約できます。

運用面の工夫もおすすめ!

運用を工夫することも、ランニングコストの削減に繋がりやすいです。代表的な例として、純正のトナーではなく、リサイクルトナーを使用する方法が挙げられます。リサイクルトナーとは、使用済みのトナーに対して洗浄や修理を施し、再利用できるようにしたものです。純正品と比べると、微妙に品質が劣っていたり初期不良が起こりやすかったりするデメリットがあります。しかし、純正品より価格が非常に安いメリットがあるので、長期的に見ると大きなコストカットを実現できる可能性があります。
コピー機に搭載されている節電機能をオンにするのも効果的です。待機状態のときは、電力消費の少ないモードに切り替わる機能は多くの機種に搭載されています。

業者との交渉が有効な場合も!

一般的にコピー機は、業者に保守や点検を行ってもらいます。コピー機の内部には多くの部品があり、使用していると摩耗や劣化が生じるのでメンテナスが必要です。業者との契約内容はさまざまですが、費用を支払って依頼するのが一般的です。業者と交渉して、その費用を下げてもらうとかなりの節約になるでしょう。業者はトナーやコピー用紙なども販売していることが多いです。メンテナスの依頼だけでなく、それらも購入することによって、値下げをしてくれるケースもあります。コピー機がリースの場合、メンテナンスの費用が高いと感じたら、リース会社を見直すことも大切です。
コピー機を導入したら、ぜひ今回紹介した内容を参考にして、ランニングコストの削減に取り組んでみてください。

2017-01-30(月)11:27

スキャンできるコピー機を選ぶべき?スキャナーのシーン別活用法

Category:
使い方

スキャンのアップ

コピー機を選ぶ際、スキャンできるものにするべきか迷う方も多いのではないでしょうか?特に今までスキャンを使ってこなかった方は、これからも必要ないと思っていることと思います。しかし、実は便利なスキャン機能、仕事の効率もアップするその活用方法をご紹介します。

データを電子化して煩雑な書類整理をなくす

コピー機のスキャナー機能の活用方法といえば、様々な紙の書類や書籍などのデータを電子化することです。ビジネスの場においては、紙の書類に囲まれて、必要な書類を探し出すのに一苦労している方も多いのではないでしょうか?いつ参考にしたくなるかわからない資料などは、コピー機でスキャンしてデータ化してしまえば、書類の山もスッキリと整理できます。データ化された書類は、文字検索もできるので、検索にかければすぐに見つけることが可能です。貯まっていく名刺も、コピー機でスキャンしておけば簡単に管理できますよ。プライベートでも、ガイドブックなど持ち歩きたいけど荷物が増えるのがイヤというようなものは、スキャンしてデータ化してしまいましょう。レシピ本も、複数の本や雑誌から自分のお気に入りのレシピだけをスキャンして保存してしまえば、自分だけのオリジナルのレシピ集を作ることができます。

スキャナーを使用すればデータ共有が楽々!

スキャナーを使用すれば、データの共有も簡単です。今までは郵送して渡していた書類も、コピー機で書類をスキャンしてデータ化してしまえば、メールに添付して送ってしまうこともできます。また、共有フォルダーを使えば、スキャンした書類を直接共有フォルダーにアップして、データ共有することも可能です。共有フォルダーを使えば、メールでは難しい大容量のデータも問題なく共有できますし、メールのように送受信にも時間がかからないため、即時データ共有ができます。

外出中でもスマホで資料を確認できる

インクジェット式の家庭用コピー機に比べ、レーザープリント式の業務用コピー機は印刷速度が格段に速いということも、業務用コピー機のメリットの一つでしょう。家庭用コピー機は1分間に5枚から10枚、業務用コピー機は1分間に15枚から40枚ほど印刷することが可能です。業務用コピー機のハイスピードモデルになると、1分間に100枚以上印刷できるものもあります。1回につき2,3枚しか印刷せず、スピードも重視しないのであれば、家庭用でも十分ですが、印刷したいデータが大量にあるときや、少しでも早く印刷物を揃えたいという時には、印刷速度が格段に速い業務用コピー機のほうが、断然便利です。

2017-01-26(木)18:16

家庭用のコピー機ではできない!業務用コピー機のメリット3つ

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基礎知識

コピー機を操作する

家庭用のコピー機と業務用のコピー機は価格に大きな差があります。家庭用のコピー機のほうが安いからという目先の理由で選んでしまうと、後悔することになるかもしれません。業務用コピー機ならではのメリットも知った上で、最適なコピー機を選びましょう。

印刷枚数が多い

業務用コピー機のメリットの一つは、多くの枚数を印刷できるということです。家庭用のコピー機のほとんどがインクジェット式ですが、業務用のコピー機はトナーを使ったレーザープリント式になります。インクジェット式だと、インク1本(1色)につき200枚~300枚ほど印刷することが可能です。トナーだと、1本あたり約5,000枚~20,000枚可能だと言われています。インクのカートリッジはトナーのカートリッジに比べると小さいため、大量印刷には向きません。また、セットできる枚数も家庭用のコピー機は少なく、普通紙1包500枚を1度にセットすることはできませんが、業務用のコピー機であれば一度にセットすることができ便利です。業務用コピー機の導入には買い取りだけでなく、リースやレンタルという方法もあります。1日に2,3枚程度の使用であれば家庭用コピー機で構いませんが、印刷する枚数が多くなれば多くなるほど、ランニングコストまで考えると、家庭用コピー機よりも業務用コピー機のほうが結局は安くなるということもあります。

用途が広がる用紙サイズ

業務用コピー機は、家庭用コピー機よりも用紙サイズが豊富なこともメリットに挙げられます。最近では家庭用のコピー機でもA3サイズまで対応しているものも多くなってきましたが、業務用コピー機はさらに用紙サイズが豊富です。スタンダードなはがき、A6、B6、A5、B5、A4、B4、A3といった用紙サイズに加え、長尺のノボリサイズや、ポスターサイズ、A3ワイドやSRA3、SRA4といった特殊なサイズにも対応しているものが選べます。様々な用紙サイズが選べるため、書類の印刷だけではなく、ポスター制作やノボリ制作といった多彩な使い方をしたいという人には、業務用コピー機のほうがおすすめです。

印刷速度が格段に速い!

インクジェット式の家庭用コピー機に比べ、レーザープリント式の業務用コピー機は印刷速度が格段に速いということも、業務用コピー機のメリットの一つでしょう。家庭用コピー機は1分間に5枚から10枚、業務用コピー機は1分間に15枚から40枚ほど印刷することが可能です。業務用コピー機のハイスピードモデルになると、1分間に100枚以上印刷できるものもあります。1回につき2,3枚しか印刷せず、スピードも重視しないのであれば、家庭用でも十分ですが、印刷したいデータが大量にあるときや、少しでも早く印刷物を揃えたいという時には、印刷速度が格段に速い業務用コピー機のほうが、断然便利です。

2016-11-17(木)20:07

オフィスのレイアウトによって変わる!ちょうどいいコピー機の寸法

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使い方

スリムなコピー機

オフィスに設置するコピー機は、スペースに合ったものを選択することが重要です。設置場所との兼ね合いや使い勝手を意識し、皆が快適に使えるコピー機を選びましょう。使う人間の寸法や設置スペース周りの環境を考慮しておくとよりふさわしい機種を選ぶ手がかりになります。

人の寸法から最小の通路を理解しよう

コピー機のスペースを考える場合、人の寸法を念頭に置くことが重要です。
コピー機のスペースはコピー機単体で決まるものではなく、コピー機を操作する人間とのかかわりによって決まります。人の寸法がどのようになっているのかを理解しておかなければ最適なコピー機スペースを知ることはできません。
基本となるサイズは肩幅です。使いやすいコピー機のサイズは肩幅の1.5倍から2倍が目安になり、成人の肩幅は平均で36~40センチなので大体55~80センチ程度の幅のであれば普段使いとして使いやすいコピー機といえるでしょう。
もちろん大型の用紙印刷に対応しているコピー機であればそれより大きいスペースが必要になりますが、業務上特に必要でないのならば大型のコピー機を選ぶメリットはありません。
高さに関しては、原稿をセットするガラス面が腰と胸の間の高さにくるのが理想です。具体的には100~120センチが目安になります。業務用のコピー機ならたいていの機種はこの高さなので、どの機種を選んでもそれほど使いにくさを感じることはないでしょう。
奥行に関しては印刷可能な原稿サイズに依存します。大きいサイズの印刷に対応しているほど奥行きが必要になりますが、あまり奥行きが広いコピー機だと原稿カバーをあげづらくなってしまいます。小さいサイズで50センチ、大きいサイズだと75センチくらいになりますが、原稿カバーが二つ折り出来るタイプだとカバーも上げやすく手が短くても使いやすいでしょう。

コピー機の寸法を選ぶ時に気を付けたい事

コピー機選びで重要なのが設置予定のスペースとの兼ね合いです。コピー機は設置すれば終わりというものではなく、印刷した用紙が排出される原稿受けのスペースが必要になります。隙間なくきっちりとした状態でコピー機を設置してしまうと原稿受けを伸ばすことができなくなり、せっかくのコピー機を使うことができません。
コピー機を選ぶときは単純な寸法だけで判断せず、本体のどちら側に印刷された用紙が排出されるのかにも注意しましょう。同時にメンテナンスハッチの位置にも注意が必要です。メンテナンスハッチが壁にふさがれるようなスペースにコピー機を設置してしまうと、点検のたびにコピー機を移動させる羽目になり非常に手間取ります。
原稿受けメンテナンスハッチが無い面であっても、排熱のためにスリットが設けられていることがあります。スリットをふさいで十分な排熱ができないと故障の原因になりかねません。基本的にはあまりきっちりとしたスペースに設置することは避け、周囲に余裕のあるスペースに設置してください。

まとめ

コピー機は設置するスペースや使い勝手に合わせて最適の機種を選ばなくてはいけません。
実際に使用するスペースよりも多少小さめで余裕のあるコピー機を選ぶのが基本です。複数の人が使う場合は人によって使い勝手も変わってきますから、なるべく多くの人が使いやすいと感じるであろうサイズのコピー機を選択しましょう。

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