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コピー機 複合機 お役立ちガイド

コピー機・複合機の機能や特徴/導入事例/使い方/メーカーに関する情報などなどお役立ち情報満載!

コピー機複合機のことならおまかせ!

2017-01-30(月)11:27

スキャンできるコピー機を選ぶべき?スキャナーのシーン別活用法

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使い方

スキャンのアップ

コピー機を選ぶ際、スキャンできるものにするべきか迷う方も多いのではないでしょうか?特に今までスキャンを使ってこなかった方は、これからも必要ないと思っていることと思います。しかし、実は便利なスキャン機能、仕事の効率もアップするその活用方法をご紹介します。

データを電子化して煩雑な書類整理をなくす

コピー機のスキャナー機能の活用方法といえば、様々な紙の書類や書籍などのデータを電子化することです。ビジネスの場においては、紙の書類に囲まれて、必要な書類を探し出すのに一苦労している方も多いのではないでしょうか?いつ参考にしたくなるかわからない資料などは、コピー機でスキャンしてデータ化してしまえば、書類の山もスッキリと整理できます。データ化された書類は、文字検索もできるので、検索にかければすぐに見つけることが可能です。貯まっていく名刺も、コピー機でスキャンしておけば簡単に管理できますよ。プライベートでも、ガイドブックなど持ち歩きたいけど荷物が増えるのがイヤというようなものは、スキャンしてデータ化してしまいましょう。レシピ本も、複数の本や雑誌から自分のお気に入りのレシピだけをスキャンして保存してしまえば、自分だけのオリジナルのレシピ集を作ることができます。

スキャナーを使用すればデータ共有が楽々!

スキャナーを使用すれば、データの共有も簡単です。今までは郵送して渡していた書類も、コピー機で書類をスキャンしてデータ化してしまえば、メールに添付して送ってしまうこともできます。また、共有フォルダーを使えば、スキャンした書類を直接共有フォルダーにアップして、データ共有することも可能です。共有フォルダーを使えば、メールでは難しい大容量のデータも問題なく共有できますし、メールのように送受信にも時間がかからないため、即時データ共有ができます。

外出中でもスマホで資料を確認できる

インクジェット式の家庭用コピー機に比べ、レーザープリント式の業務用コピー機は印刷速度が格段に速いということも、業務用コピー機のメリットの一つでしょう。家庭用コピー機は1分間に5枚から10枚、業務用コピー機は1分間に15枚から40枚ほど印刷することが可能です。業務用コピー機のハイスピードモデルになると、1分間に100枚以上印刷できるものもあります。1回につき2,3枚しか印刷せず、スピードも重視しないのであれば、家庭用でも十分ですが、印刷したいデータが大量にあるときや、少しでも早く印刷物を揃えたいという時には、印刷速度が格段に速い業務用コピー機のほうが、断然便利です。

2017-01-26(木)18:16

家庭用のコピー機ではできない!業務用コピー機のメリット3つ

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基礎知識

コピー機を操作する

家庭用のコピー機と業務用のコピー機は価格に大きな差があります。家庭用のコピー機のほうが安いからという目先の理由で選んでしまうと、後悔することになるかもしれません。業務用コピー機ならではのメリットも知った上で、最適なコピー機を選びましょう。

印刷枚数が多い

業務用コピー機のメリットの一つは、多くの枚数を印刷できるということです。家庭用のコピー機のほとんどがインクジェット式ですが、業務用のコピー機はトナーを使ったレーザープリント式になります。インクジェット式だと、インク1本(1色)につき200枚~300枚ほど印刷することが可能です。トナーだと、1本あたり約5,000枚~20,000枚可能だと言われています。インクのカートリッジはトナーのカートリッジに比べると小さいため、大量印刷には向きません。また、セットできる枚数も家庭用のコピー機は少なく、普通紙1包500枚を1度にセットすることはできませんが、業務用のコピー機であれば一度にセットすることができ便利です。業務用コピー機の導入には買い取りだけでなく、リースやレンタルという方法もあります。1日に2,3枚程度の使用であれば家庭用コピー機で構いませんが、印刷する枚数が多くなれば多くなるほど、ランニングコストまで考えると、家庭用コピー機よりも業務用コピー機のほうが結局は安くなるということもあります。

用途が広がる用紙サイズ

業務用コピー機は、家庭用コピー機よりも用紙サイズが豊富なこともメリットに挙げられます。最近では家庭用のコピー機でもA3サイズまで対応しているものも多くなってきましたが、業務用コピー機はさらに用紙サイズが豊富です。スタンダードなはがき、A6、B6、A5、B5、A4、B4、A3といった用紙サイズに加え、長尺のノボリサイズや、ポスターサイズ、A3ワイドやSRA3、SRA4といった特殊なサイズにも対応しているものが選べます。様々な用紙サイズが選べるため、書類の印刷だけではなく、ポスター制作やノボリ制作といった多彩な使い方をしたいという人には、業務用コピー機のほうがおすすめです。

印刷速度が格段に速い!

インクジェット式の家庭用コピー機に比べ、レーザープリント式の業務用コピー機は印刷速度が格段に速いということも、業務用コピー機のメリットの一つでしょう。家庭用コピー機は1分間に5枚から10枚、業務用コピー機は1分間に15枚から40枚ほど印刷することが可能です。業務用コピー機のハイスピードモデルになると、1分間に100枚以上印刷できるものもあります。1回につき2,3枚しか印刷せず、スピードも重視しないのであれば、家庭用でも十分ですが、印刷したいデータが大量にあるときや、少しでも早く印刷物を揃えたいという時には、印刷速度が格段に速い業務用コピー機のほうが、断然便利です。

2016-11-17(木)20:07

オフィスのレイアウトによって変わる!ちょうどいいコピー機の寸法

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使い方

スリムなコピー機

オフィスに設置するコピー機は、スペースに合ったものを選択することが重要です。設置場所との兼ね合いや使い勝手を意識し、皆が快適に使えるコピー機を選びましょう。使う人間の寸法や設置スペース周りの環境を考慮しておくとよりふさわしい機種を選ぶ手がかりになります。

人の寸法から最小の通路を理解しよう

コピー機のスペースを考える場合、人の寸法を念頭に置くことが重要です。
コピー機のスペースはコピー機単体で決まるものではなく、コピー機を操作する人間とのかかわりによって決まります。人の寸法がどのようになっているのかを理解しておかなければ最適なコピー機スペースを知ることはできません。
基本となるサイズは肩幅です。使いやすいコピー機のサイズは肩幅の1.5倍から2倍が目安になり、成人の肩幅は平均で36~40センチなので大体55~80センチ程度の幅のであれば普段使いとして使いやすいコピー機といえるでしょう。
もちろん大型の用紙印刷に対応しているコピー機であればそれより大きいスペースが必要になりますが、業務上特に必要でないのならば大型のコピー機を選ぶメリットはありません。
高さに関しては、原稿をセットするガラス面が腰と胸の間の高さにくるのが理想です。具体的には100~120センチが目安になります。業務用のコピー機ならたいていの機種はこの高さなので、どの機種を選んでもそれほど使いにくさを感じることはないでしょう。
奥行に関しては印刷可能な原稿サイズに依存します。大きいサイズの印刷に対応しているほど奥行きが必要になりますが、あまり奥行きが広いコピー機だと原稿カバーをあげづらくなってしまいます。小さいサイズで50センチ、大きいサイズだと75センチくらいになりますが、原稿カバーが二つ折り出来るタイプだとカバーも上げやすく手が短くても使いやすいでしょう。

コピー機の寸法を選ぶ時に気を付けたい事

コピー機選びで重要なのが設置予定のスペースとの兼ね合いです。コピー機は設置すれば終わりというものではなく、印刷した用紙が排出される原稿受けのスペースが必要になります。隙間なくきっちりとした状態でコピー機を設置してしまうと原稿受けを伸ばすことができなくなり、せっかくのコピー機を使うことができません。
コピー機を選ぶときは単純な寸法だけで判断せず、本体のどちら側に印刷された用紙が排出されるのかにも注意しましょう。同時にメンテナンスハッチの位置にも注意が必要です。メンテナンスハッチが壁にふさがれるようなスペースにコピー機を設置してしまうと、点検のたびにコピー機を移動させる羽目になり非常に手間取ります。
原稿受けメンテナンスハッチが無い面であっても、排熱のためにスリットが設けられていることがあります。スリットをふさいで十分な排熱ができないと故障の原因になりかねません。基本的にはあまりきっちりとしたスペースに設置することは避け、周囲に余裕のあるスペースに設置してください。

まとめ

コピー機は設置するスペースや使い勝手に合わせて最適の機種を選ばなくてはいけません。
実際に使用するスペースよりも多少小さめで余裕のあるコピー機を選ぶのが基本です。複数の人が使う場合は人によって使い勝手も変わってきますから、なるべく多くの人が使いやすいと感じるであろうサイズのコピー機を選択しましょう。

2016-10-12(水)20:06

必要になる前に知っておこう!コピー機のフィニッシャーを2種類について

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基礎知識

印刷した資料

紙の資料の作成に、ムダに時間をかけていませんか? よくある光景ですが、机の上にコピー機から出力した資料をページ順に並べて、一枚づつ取りまとめ最後にホチキス留めをしたり、部数が大量にあると数人でベルトコンベアー方式で作業をしたり…。 そんな作業はフィニッシャーに任せてしまう方がミスもなくなり、時間のムダもなくなります。 フィニッシャーにはサドルフィニッシャーとインナーフィニッシャーがあり、それぞれ色々な機能を持っています。

サドルフィニッシャーとは?

サイドフィニッシャーとはいわゆるコピー機(プリンター、複合機を含む)の外部に増設するシステムで、外付けタイプのフィニッシャーです。かなり大きなシステムになるので、通常のコピー機より広い空間が必要になり、室内のスペースに余裕がある事務所等に適しています。
しかし、大きいだけに多機能を持つシステムとなっており、例えば資料のページソートはもちろんの事、ページをまとめたうえでホチキス留めをしてくれます。もちろんホチキスの位置は右、左、天、横など自由に指示ができるので資料の見せ方にあった仕上げができます。また、パンチ穴を開けて排出したり、折り加工ができるフィニッシャーもあります。折り加工の機能が加わると、バリエーションが大きく広がります。中とじや無線とじ等の製本が可能になり、小冊子も一冊から作ることができます。
もちろんページ数に限りはあるものの、オンデマンド本として印刷業者が商売として採用しているところもあります。内容変更の多いマニュアル等にはうってつけの機能です。

インナーフィニッシャーとは?

インナーフィニッシャーとはコピー機のオプションという位置づけで、コピー機本体に機能をプラスする部品を追加するフィニッシャーです。
機能は主にホチキス留めですが、手作業で作業する事を考えると、効率は比べ物になりません。ある程度の厚みでも機械的に針を打ち込むので、人的作業でのホチキスの打ち損じや、手にかかる負担をなくしてくれます。インナーフィニッシャーは紙の排出口に直接取り付けるタイプなので、コピー機本来のスペースを超えることがなく、折り加工や製本等、複雑な加工が必要ではない事務所では、省スペースがとても魅力的です。

フィニッシャーの購入方法について

サドルフィニッシャー、インナーフィニッシャーは、全てのコピー機に取り付ける事ができるわけではありません。
なので、コピー機を導入後に、必要に応じてフィニッシャーを増設すればいいというわけにはいかないのです。また、フィニッシャーは個人でパーツやユニットを買ってきて後付できるものでもありません。コピー機導入時点で、そのコピー機にどこまでの作業をさせるのかを明確にしておく必要があります。なので、コピー機メーカーや代理店等、専門の業者から購入するのが最も安全です。スペースの事や必要な機能、そして将来必要になる機能等じっくり相談して購入してください。

2016-09-08(木)19:33

聞きなれない言葉「フィニッシャー」の種類と機能を解説!

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使い方

パソコンとメモ帳

知らないと損するけど、逆に知っていると一目置かれる、といったことがありますが、そのひとつがフィニッシャーです。フィニッシャーとはコピー機についているもので、便利な機能がたくさんあります。よく使うものだからこそ、知っておきたいその種類や使い方をご紹介します。

コピー機のフィニッシャーって?

フィニッシャーとは、一言でいうとオプション機能のことです。単純に原稿をコピーするだけでなく様々にプラスの作業をすることができます。もともとは、英語の「finish」から派生した言葉で、最後の完了時(finish)に違いが出ることからできた言葉です。オフィスで一般的に使われているコピー機や、複合機と言われるものには、フィニッシャーが付属していることが多く、フィニッシャーが高機能なものほど、高額になる傾向があります。ほとんどの大手メーカーのコピー機、複合機にはついています。

フィニッシャーの種類

フィニッシャーには、2種類あります。インナーフィニッシャーとサドルフィニッシャーとよばれるものです。インナーフィニッシャーとは、その名の通り、コピー機や複合機の内部に付属しているもので、本体の紙の排出口に付けるものです。そのため、コピー機の本体の大きさは変わらず、省スペースでおけることからSOHOなどに設置する場合にはこちらが好まれます。サドルフィニッシャーは、本体の外に付けるもので馬につける鞍のような形からその名前になりました。大きさはかなり大きく本体の半分ほどの大きさのものが一般的です。そのため、インナーフィニッシャー付属のタイプよりも、設置するスペースに余裕が必要です。その代わり、インナーフィニッシャーよりも高機能なオプション作業が選べるようになります。

こんなに便利、フィニッシャーでできること

インナーフィニッシャーがついているものは、ステイプル機能が選択できます。これは、コピーしたものを指定したとおりの枚数で、ステイプル留めできるという機能です。このインナーフィニッシャーがない場合は、大量の会議資料なども、各ページを必要部数印刷し重複や落丁のないように確認しながら、ステイプルで留めるという作業が必要になりますが、この機能がついていれば、コピーし順番に留めるという作業までをコピー機に任せることができます。サドルフィニッシャーがついたものだと、機能はもっと高度になり、ステイプル機能の他に、ファイルをするための穴を自動であけるリング機能、カタログや冊子を作成する場合に便利な、コピーした紙を外側に原稿がくるように2つ折りし、端をステイプルで留めたり、リングの穴をあけたりする機能もあります。また、紙を折る特別な機能をもつフィニッシャーを付けると、2つ折りはもちろん、3つ折り、ゼット折り(A3原稿をA4にまとめる折り方)もできるようになります。カタログ、パンフレットの作成や大量のダイレクトメールの折り作業も自社でできるようになります。

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